香港中小企資料分級與分享守則：邊啲資料唔可以隨便放上公用雲端、即時通訊同私人電郵

分類：行業情報 | 日期：2026-10-29

免責聲明引言：本文只係一般資訊，唔係法律意見

本文只談香港中小企在日常工作入面點樣為公司資料分級、點樣定分享規則，以及員工離職時點樣收回資料。本文內容屬於一般資訊同教育性質，唔係法律意見，亦唔係針對任何一間公司情況的判斷。文中提到的《個人資料（私隱）條例》（第 486 章，下稱私隱條例）內容，只係按公開指引整理出來的摘要，個別公司是否需要通知、通知邊個、幾時通知、點樣處理一宗資料外洩事故，都要按實際情況諮詢專業意見，先至好作決定。

本文只限香港市場討論，唔會將其他司法管轄區的法例寫成香港法例，亦唔會將其他地區的通報時限寫成香港規定。文中提到的香港數字全部來自 2026 年 10 月 29 日查核的公開來源；本次搜尋未搵到可引用的公開數字的地方，本文會直接寫搵唔到，唔會估算，亦唔會編造。例子只講情境，唔會編造公司名、人名、金額或者日期。

好多香港中小企的資料管理問題，並唔係由一個複雜的系統故障引起，而係由日常習慣引起：一條連結轉寄咗出去，一份檔案寄去私人電郵，一個離職同事仲留喺公司群組入面。呢啲動作每一個睇落都好小，但加埋一齊，就會令公司失去對自己資料的控制。本文的目標好簡單：幫讀者分清楚邊啲資料敏感，邊啲渠道唔適合，邊啲分享決定要停一停、問清楚先至做。

點解要分級：唔分級，就無從決定點分享

如果公司無分級，所有檔案在員工眼中都差唔多，分享時就只能憑感覺決定。感覺決定有兩個常見後果：第一，敏感資料被當成普通資料分享出去；第二，普通資料被過度鎖死，日常工作做唔到，員工最後會繞過規則，用更不受控的渠道去完成工作。分級的目的，就係要喺分享之前，先畀一個簡單而一致的判斷標準：呢份資料外洩會造成幾大傷害？邊個有需要睇？可以用邊個渠道？

分級亦係落實私隱條例原則四「保安」的實務工具。原則四要求資料使用者採取切實可行的步驟，保障個人資料免受未獲准許或意外的查閱、處理、刪除或使用。分級本身唔係條例列出的一張表，而係幫助公司把「切實可行的步驟」落到每一份檔案、每一次分享上面。無分級，公司好難講清楚邊啲檔案要更嚴格的存取控制，邊啲檔案可以較寬鬆處理。

另外，分級可以減少爭拗。當同事問「點解呢份檔案唔可以經即時通訊寄？」或者「點解呢條連結要設到期日？」，負責人可以用級別去解釋，而唔使每次都重新辯論。級別講清楚，規則先至執行得到。反過來講，如果級別定義含糊，規則寫得幾詳細都無用，因為無人知道邊份檔案屬於邊一級。

值得留意的是，本次搜尋未搵到可引用的公開數字，去講香港中小企採用資料分級制度的比例，亦未搵到香港中小企因分享連結導致外洩的宗數，或者離職後未收回帳號的比例。無數字唔等於無問題，只係代表本文唔會用未經證實的數字去誇大問題。讀者應該用自己公司的實際情況去判斷：公司而家有幾多條對外連結仲開住？有幾多份檔案經私人電郵寄出過？有幾多個離職同事的帳號同群組資格未清理？呢啲問題的答案，本身就係分級工作有幾迫切的證據。

分級方法：無單一法定標準，四級只係常見做法，唔好寫成香港法例

首先要講清楚一個重要前提：香港並無一條法例規定公司必須用邊幾個分級標籤，亦無一個全球統一的法定分級表。以下講的四級分法，係多個公開框架的常見做法，唔係香港法例，亦唔係任何一個標準強制規定的標籤。成文時必須註明邊個來源講邊種分法，唔好將四級寫成法定要求。

Linford & Company 指出，大多數合規標準並無硬性規定機構應用的分級級別，機構可按自身資料管理策略調整。佢列出的四個常用級別為公開、內部、機密、高度機密／受限。Copla 的分級指南同樣明言，標準本身並無強制規定確切標籤，四級結構常見是因為在簡潔與精準之間取得平衡。DPO Consulting 的文章同樣列出四級，但佢將四級歸因於 ISO 27001 指引的影子，本文在此註明，呢個歸因寫法屬於該文章的寫法，唔好將佢當成 ISO 條文原文。Fivetran 的分級學習頁亦列出相同四級，並指出高度機密資料只限高度授權人士，披露會損害聲譽及違反合規責任。

ISO/IEC 27001:2022 附錄 A 5.12 的框架要求，唔係一張標籤清單。按公開整理，控制項要求機構自訂分級方案及處理規則：按保密性、完整性、可用性及相關方要求去分級；將方案應用於資訊資產，資產盤點須記錄描述、擁有人、存放位置、用途、分級；為每一級訂立處理規則，包括存取、儲存、傳送、複製。附錄 A 5.13 則講標示：標籤、頁眉頁腳、檔案屬性、電郵標題等；無分級方案就無從標籤；數碼標籤應結合視覺標記與元數據，令分級在檔案被分享後仍然跟住檔案。流程上，公開整理建議包括識別、評分、指派級別並記錄理據、標籤、溝通及培訓、定期覆核。

實務上，三至四級已經夠用。Siberson 指出，三至四級在實務上可行；兩級表達唔到有意義的差別，五級以上會迫使用者逐項思量，結果使用者會揀最容易的選項，令全部檔案都變成內部。需要更細分時，應用子標籤，例如機密—財務、機密—人事，而非增加頂級。同一來源亦指出，公開不應設為預設級別，否則所有未標籤文件都會被當成公開；內部是大多數機構的合適預設級別，但不等於敏感內容可以藏在內部級。另一常見失敗模式是過度分級：按公開整理，中小企常見情況是九成內容都變成機密，方案就失去區分作用。

個人資料應該獨立標記。Siberson 指出，個人資料應設獨立標記軸，與保密級別分開標示；載有個人資料的文件大多落入機密級，但仍需另加個人資料標記。道理好簡單：一份機密文件可能同時載有個人資料，而個人資料的處理要同時符合私隱條例六項原則；只標保密級別，不足以提醒處理者注意個人資料責任。

以下四級對照，係按公開框架例子歸納的例子，唔係法定分類；個別檔案的實際級別，要按該公司自己的分級方案及外洩後果判斷：

第一級，公開級：本來打算公開的資料，披露無害。香港例子包括已公開的價目、宣傳單張、網站內容、招聘廣告。呢一級先至適合用任何人都可以開啟的連結。

第二級，內部級：只限機構內部的日常工作資料，披露未必造成嚴重損害，但仍應受保護。香港例子包括內部通告、程序文件、培訓材料、一般會議記錄。內部級唔等於可以隨便對外分享，對外仍然要審批。

第三級，機密級：只限特定組別，披露可能造成商業、法律或聲譽損害。香港例子包括客戶名單、合約、報價、薪酬及人事檔案、未公開的投標資料。按 DPO Consulting 文章的寫法，機密級需加密及嚴格存取控制，本文註明呢個係該文章的寫法。載有客戶個人資料及合約的檔案，按 Copla 的例子亦歸入呢一級。

第四級，高度機密／受限級：只限少數獲授權人士，披露可能造成嚴重損害。例子包括登入憑證、付款卡資料、健康資料、知識產權、商業秘密及策略計劃。按 Medium 上 Dataleaklab 文章的排序原則，呢一級的排序標準係外洩造成幾大傷害：外洩後果嚴重的少數資料先至屬於呢一級。香港例子還包括身份證號碼等可直接識別個人身份的資料組合。

分級的判斷標準，建議以「外洩造成幾大傷害」為主，而非以「檔案存放在邊個資料夾」為主。同一份檔案在不同部門或不同用途下，級別可能不同。分級之後，要為每一級寫清楚處理規則：邊個可以睇、邊個可以改、可以用邊個渠道分享、對外分享要邊個批准、保留幾耐、點樣標示。無處理規則的分級表，只係一張貼喺牆上的海報，員工做嘢時唔會跟。

私隱條例六項原則：分級要配合的背景知識

私隱條例自 1996 年起生效，適用於任何在香港收集、持有、處理或使用個人資料的資料使用者，包括私營機構、公營機構及政府部門。個人資料是指與一名在世的人有關、可直接或間接確定其身份的資料；明顯例子包括身份證號碼及指紋。資料使用者是收集、持有、處理或使用個人資料的人或機構；資料當事人是個人資料所關乎的人。

六項保障資料原則的摘要如下，全部屬於一般資訊，唔係法律意見：

原則一，收集目的及方式：收集必須與資料使用者的職能或活動有關，方式合法及公平，資料適量而不過多；直接向資料當事人收集時須告知用途、可能轉交的人士類別、提供與否屬責任或自願、不提供的後果、查閱及改正權利。

原則二，準確性及保留期間：個人資料須準確及最新，保存時間不得超過達致原定目的實際所需。

原則三，使用：除非取得資料當事人的訂明同意，即明確及自願的同意，否則只可用於收集時述明的目的或與其直接有關的目的，不得擅自改變用途。

原則四，保安：資料使用者必須採取切實可行的步驟，保障個人資料免受未獲准許或意外的查閱、處理、刪除或使用。分級同分享規則，正正就係落實呢一項原則的日常做法。

原則五，公開資料：資料使用者須公開所持個人資料的種類，唔係內容，以及處理政策及實務；最佳做法是制訂私隱政策聲明。

原則六，查閱及改正：資料當事人有權查證資料使用者是否持有其個人資料、有權取得副本、有權要求改正不準確資料。

關於跨境傳送，要講清楚第 33 條的狀態：第 33 條從未生效，亦無公布實施時間表。Mayer Brown 2022 年的分析、Lexology 的分析、Pinsent Masons 的指南，以及立法會書面答覆，都一致指出呢一點。雖然第 33 條未生效，但跨境傳送仍受條例其他條文規管：按原則三，跨境傳送只可在原定目的或直接有關目的下進行，或取得資料當事人同意；按第 65(2) 條，獲授權人士的行為視為資料使用者行為；按原則二及原則四，資料使用者須以合約或其他方法，防止傳送予處理者的個人資料被保留過久或被未獲准許查閱、處理、刪除、遺失或使用。私隱專員公署 2022 年 5 月 12 日公布的更新指引，亦建議自願採用建議合約條款，特別是中小企。成文時必須寫明，呢啲係按其他原則同指引建議的做法，唔係第 33 條的現行要求。

關於資料外洩事故通報，要分開三層，唔好混為一層。第一層係現行自願通報指引：私隱專員公署的資料外洩通報指引本身不具法律效力，違反指引本身不等於違反私隱條例，亦不會即時導致罰款；指引可作為一般參考，建議資料使用者跟隨當中的最佳做法，包括風險評估，即評估對資料當事人可能造成的傷害，包括人身安全、身份盜用、經濟損失，以及保存證據。第二層係曾經建議的強制通報機制細節：政府曾考慮引入強制通報機制，2020 年 1 月立法會文件顯示當局曾傾向規定在切實可行的情況下盡快通報，並於任何情況下在不多於五個工作天內通報，並建議賦權私隱專員指示資料使用者通知受影響人士；但截至相關整理所述，香港仍未有引入強制通報機制的清晰路線圖，呢個時限屬於建議層面，未成為現行法例。第三層係其他司法管轄區的通報時限，絕對唔好寫成香港法。本文唔會將其他地區的時限數字套落香港。

2026 年 10 月香港三宗通報個案，可以作為個人資料外洩後果的本地情境例子，但只可引用已公開的通報事實，唔好推論外洩源頭，亦唔好將三宗個案寫成公用雲端、即時通訊或者私人電郵分享所致。私隱專員公署 2026 年 10 月先後接獲香港航空、友和香港及百老滙的資料外洩事故通報，合共涉及超過 1,600 名市民的個人資料，署方已展開調查；截至 2026 年 10 月 26 日，署方就三宗事故共接獲 23 宗投訴及 20 宗查詢。香港航空個案在 2026 年 10 月 2 日接獲通報，初步資料顯示 815 名於 2026 年 9 月 29 日至 10 月 22 日期間出發的乘客接獲懷疑詐騙來電，受影響資料包括姓名、電話號碼、航班日期、航班編號及航線。友和香港個案在 2026 年 10 月 5 日接獲通報，初步資料顯示 790 名曾於 2026 年 9 月 29 日至 10 月 12 日下訂單的客戶接獲懷疑詐騙來電，受影響資料包括姓名、電話號碼、送貨地址、訂單編號及購買產品詳情。百老滙個案在 2026 年 10 月 26 日接獲通報，客戶接獲懷疑詐騙來電，受影響資料可能包括姓名、電話號碼、購買產品、付款金額等；搜尋結果未列明受影響人數。HKCERT 的提醒指出，外洩的個人資料可能被用來製作更有針對性及可信性的釣魚訊息或詐騙話術；即使來電者能準確說出姓名、航班、訂單、送貨地址或購物紀錄，亦不代表對方是相關機構的真正職員。呢個提醒正正說明，個人資料一旦外洩，後果唔止係資料本身被睇到，仲會成為下一步詐騙的工具。

邊啲資料唔可以放上公用雲端、即時通訊、私人電郵

先講一個總原則：先分級，後決定分享渠道。高度機密級唔應該經即時通訊或者私人電郵分享；機密級對外分享須經審批，並且優先用限定對象連結。以下分三個渠道逐一講失控點，全部屬於通用風險描述，唔係某個平台的官方聲稱，各平台的連結預設、到期日選項、關閉下載選項按平台及版本而異，成文時要寫按平台而異，唔好寫成所有平台都一樣。

公用雲端方面，最危險的分享模式係「任何人憑連結」。RedSecureTech 的整理指出，呢個選項最危險，因為無需登入、無到期日、可以被轉寄而不作通知；按人名分享並設到期日先至係最可控的選項；連結只授權指向的那個檔案或資料夾，唔授權整個帳號。Cloud Security Alliance 的整理亦建議，一般應避免任何人憑連結分享，改為按個別用戶或用戶組分享，並且以最少權限原則為基礎，只授予完成工作所需的最低存取權，定期覆核及刪除閒置分享。PolyU 資訊科技服務處的提醒亦指出，匿名分享風險較高，任何持有連結的人都可以開啟，啟用前應仔細評估資料敏感度，並考慮按人名分享或安全檔案傳送方法；應定期覆核分享權限，合作完結後移除檔案或撤銷權限。

仲要分清楚資料夾連結同單一檔案連結：資料夾連結會令資料夾內檔案一併對外，範圍比單一檔案連結闊。好多意外分享，就係因為分享人以為自己只分享咗一份檔案，實際上分享咗成個資料夾，之後加入資料夾的新檔案亦會一併對外。機密檔案對外分享時，要特別檢查自己分享的係檔案定係資料夾，範圍有無超出需要。

免費或者以個人名義開設的雲端帳號，仲有一個擁有權問題：檔案擁有權在個人名下而非公司名下。員工離職後，若檔案擁有權未轉移，公司可能無法取回或撤銷。呢個問題唔係分享設定可以解決，而係帳號開設方式本身的問題。公司應該從一開始就用公司名義開設工作用帳號，並且講清楚工作檔案的擁有權歸公司，唔好用私人帳號存放公司檔案。

即時通訊方面，有三個失控點。第一，訊息及檔案一旦寄出，寄件人難以收回。第二，群組人數一加，檔案就跟住群組走；離職員工若仍在群組內，群組內的新檔案仍可被看見。第三，私人裝置上的即時通訊紀錄與公司檔案混在一起，離職時難以完整收回。基於呢啲失控點，高度機密級資料，例如登入憑證、付款資料、身份證號碼組合、商業秘密，唔應該經即時通訊分享。機密級資料經即時通訊分享之前，亦要問清楚：收件人係咪確實需要？有無更可控的渠道？分享之後邊個負責清理？

私人電郵方面，失控點同樣清晰。公司檔案寄去私人電郵後，公司就失去存取紀錄、撤銷權限、到期日等控制；私人電郵帳號的登入保護、裝置數量、轉寄規則不受公司管轄；離職後私人電郵內的公司檔案，不會因公司停用公司帳號而消失。換句話講，寄去私人電郵就等於交出控制權，而且交出之後好難攞返。以下幾類資料，唔應該寄去私人電郵：客戶名單同客戶個人資料、合約同報價、薪酬及人事檔案、未公開的投標資料、登入憑證同付款資料、身份證號碼等可直接識別個人身份的資料組合、商業秘密同策略計劃。員工有時會話「只係方便自己返屋企做嘢」，但方便的代價係公司失去控制，離職交接時亦無從收回。

綜合嚟講，唔可以放上公用雲端任何人連結、即時通訊或者私人電郵的資料，主要包括以下幾類，級別判斷要按公司自己的分級方案做，唔好由例子直接推論：高度機密級全部資料；機密級中未經審批的對外分享；任何載有大量客戶個人資料的檔案；任何載有薪酬、人事、身份證號碼組合的檔案；任何未公開的合約、報價、投標資料；任何登入憑證同付款資料。公開級資料，例如已公開的價目同宣傳單張，先至適合用任何人連結。內部級資料對內分享時，亦要限於有合理需要的人士並授予最低權限。

分享規則四問：對象、期限、範圍、再分享

對外分享之前，建議用四個問題檢查一次。呢個框架係按公開分享原則歸納的建議做法，唔係法例要求，但可以幫公司把關。

第一問，對象：分享畀邊個人？要寫明收件人姓名同身份，唔好只寫「合作伙伴」或者「客戶」咁籠統。優先用限定對象分享，即係按人名分享，而唔係任何人憑連結。限定對象先至可以按人撤銷、設到期日。審批人應與分享人分開，敏感級別的分享不應由分享人自己批准自己。Buralog 的整理亦建議，機密檔案優先用限定對象；內部使用可用機構內部人士選項；除非嚴格必要，否則避免任何人連結。

第二問，期限：分享到幾時為止？對外連結要設到期日，到期後邊個負責撤銷？Buralog 的整理建議，到期日設短預設，例如七至九十日，視業務需要而定。期限越短，舊連結被遺忘後仍然開得到的風險就越低。合作完結時，無論到期日到未到，都應該主動檢查一次，撤銷已經唔需要的分享，唔好等到期日自動處理。定期覆核對外分享清單時，要對照四項資料：對外對象、連結種類、到期日、仲需唔需要開住。

第三問，範圍：分享邊個範圍？要問收件人是否確實需要呢個範圍，定係可以收窄。範圍包括三個層面：檔案範圍，係單一檔案定係成個資料夾；權限範圍，係唯讀、評論定係編輯；下載範圍，係可以下載定係只可以線上檢視。Global Cybersecurity Network 的指南指出，唯讀只適用於只需閱讀的人，評論適用於需要回饋的人，編輯只適用於受信任的合作者；切勿將連結設為任何人憑連結可編輯。機密檔案可以關閉下載，強制只在線上檢視。最少權限原則就係咁解：唯讀先行，需要編輯先至給編輯；需要下載先至開下載；合作完結即撤銷。

第四問，再分享：收件人可唔可以再分享畀其他人？呢個問題最容易被忽略，但後果可以好大。任何人連結本身就可以被轉寄而不作通知；即使係限定對象連結，收件人下載檔案之後，亦可以經其他渠道再傳出去。分享之前要講清楚再分享規則：係咪唔可以轉寄？係咪唔可以下載後再傳？有無需要用另一渠道傳送密碼？Buralog 的整理建議，對外分享時可以要求密碼，而密碼須經另一渠道傳送，唔好同連結用同一個渠道。審批紀錄應該保留申請人、審批人、資料範圍、收件人、渠道、到期日、撤銷日期；紀錄本身亦可能載有敏感資料，存放級別應與其內容相稱。

四問之外，仲有兩個習慣值得建立。第一，對外分享之前，先檢查一次自己分享的係檔案定係資料夾，權限係唯讀定係編輯，有無設到期日。第二，合作完結之後，主動做一次清理，唔好假設對方會自己刪除。清理清單包括撤銷連結、移除檔案、確認收件人已經唔再需要存取。呢兩個習慣做得到，已經可以擋走好大一部分意外分享。

離職交接收回清單與次序：漏洞唔在最後一日，而在無盤點

離職交接的漏洞唔在最後一日，而在無盤點。無資產與帳號盤點，停用、轉換密碼、轉移擁有權、收回裝置等步驟都無從入手。公開離職清單的共識係先有盤點，再按次序執行。以下清單係按公開清單歸納的通用清單，唔係任何一間服務供應商的服務聲稱；各項是否由託管服務執行，要去「簽約前要問的問題」一節逐項問清楚。

第一步，確認離職同盤點。人力資源在確認離職後通知相關負責人，區分計劃離職同突然離職。計劃離職同突然離職的時序唔同：計劃離職可以在通知期內逐步交接，突然離職就要即時處理高風險項目。盤點內容包括員工持有的全部資產與帳號：邊部裝置、邊個帳號、邊個共用密碼、邊條對外連結、邊個雲端檔案擁有權、邊個即時通訊群組成員資格、邊個外部合作者名單。無呢張盤點表，之後所有步驟都係估。

第二步，停用帳號同結束工作階段。按預定次序停用帳號，包括公司電郵、單一登入帳號、雲端硬碟、協作平台、項目管理工具、客戶平台、付款平台、遙距連線、虛擬私人網絡、管理員帳號、服務帳號。敏感及特權帳號須額外審查。計劃離職一般在最後工作日結束時停用主帳號，突然離職則在對話期間或之前即時停用。帳號應先停用而非即時刪除，以便審計或轉移。停用時要結束全部工作階段，撤銷介面密鑰及個人存取權杖，將員工從程式庫及雲端控制台移除。應優先處理高風險帳號，唔好按字母順序慢慢做。

第三步，轉換共用密碼。離職員工知悉的全部共用密碼都要轉換，包括部門信箱密碼、社交媒體帳號密碼、共用資料夾密碼、服務帳號密碼。計劃離職在離職後轉換，突然離職則同日轉換最關鍵的密碼。轉換後須確認舊密碼失效，唔好只係改咗就算。共用帳號無轉換，等於帳號無收回，呢個係中小企最常見的漏洞之一。

第四步，轉移檔案擁有權同處理電郵。雲端文件擁有權、共用資料夾擁有權、項目擁有權要在通知期內交接，突然離職則由管理員行政轉移。電郵方面，設轉寄或授權主管查閱並設自動回覆，寫明新聯絡人。離職員工發出的對外連結清單要逐條檢查，合作完結的連結應撤銷或設到期日。檔案擁有權在個人名下的問題，要喺呢一步徹底處理，唔好留到之後。

第五步，收回裝置同門禁。收回公司裝置清單包括手提電腦、電話、平板、充電器、外部硬碟、USB、保安鑰匙、耳機、門禁卡、鑰匙、停車證。裝置在最後工作日收回，無法收回時遙距鎖定或清除；門禁卡在最後工作日收回，突然離職即時停用。收回的裝置在再派發前要清除資料，其後要清除及重裝手提電腦，重新指派或取消空出席位。離職員工應簽署資產交還確認，作為交接完成的紀錄。

第六步，清理群組、連結同個人裝置副本。即時通訊群組成員資格要清理，離職員工退出公司群組的檢查唔可以漏。個人裝置上的公司資料應遙距清除，個人雲端帳號內的副本要按公司政策處理。呢一步最容易被漏，因為群組同個人裝置唔在公司系統清單入面，負責人要主動問，唔好等對方自己講。

第七步，覆核同結案。關閉前須覆核裝置已收回、存取已完全撤銷、清單項目已全部完成，並留存紀錄以備審計。覆核內容包括存取撤銷紀錄、資產交還簽署、檔案擁有權轉移紀錄、共用密碼轉換紀錄。清單未全部完成前，離職個案不應結案。覆核離職前數日的存取紀錄，留意敏感客戶資料有無被下載，亦係公開清單建議的步驟。其後一個月內，可以再對照一次離職名單與存取撤銷紀錄，確保無遺漏。

要分開講的另一條線，係前僱員個人資料保留。私隱專員公署人力資源管理實務守則相關整理指出，僱主可保留前僱員的個人資料不超過七年，由前僱員停止受僱的日期起計；但如僱主在履行合約或法律責任方面需要該等資料，或取得前僱員同意保留較長期間，則屬例外；僱主在僱員離職後應只保留為滿足有關需要而必須保留的前僱員資料。同一守則整理亦指出，僱主在離職聲明中不應披露前僱員的身份證號碼；向第三者提供前僱員工作表現評介前，應取得前僱員的訂明同意，或確認要求提供評介的第三者已取得該僱員同意。呢個七年上限講的是前僱員個人資料，例如人事檔案，唔係公司資料。公司資料收回同前僱員個人資料保留係兩條線，唔好混為「離職後公司資料保留七年」或者「七年後先收回帳號」。

託管 IT 支援服務價錢清單：只列出 live /pricing 的級名與價錢

以下清單只列出 live /pricing 的級名與價錢，逐字引用，唔加計價單位。本節唔代表任何一級包括本文提到的分級制度設計、權限審計、離職收回、對外分享清單覆核或者培訓等項目；嗰啲項目是否包括，全部要去下一節逐項問清楚，並且要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。

• 基礎遙距版 HK$600／月
• 專業進階版 HK$1,200／月
• 企業設備版 HK$2,200／月
• 全方位無憂版 HK$2,950／月
• 設計專用版 HK$4,950／月
• 旗艦網頁版 HK$5,950／月

讀者在比較級別時，應該用下一節的問題去問清楚每一級的實際範圍，唔好單憑級名去推論服務內容。級名本身唔等於服務承諾，價錢本身亦唔講明邊啲工作包括在內。

簽約前要問的問題：未證實項目一律用問句，要求書面確認

以下問題全部屬於未證實項目，本文唔作任何聲稱。簽約之前，應該逐項問清楚，並且要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。對方書面回覆的內容，先至可以作為比較同決定的依據。

• 託管 IT 支援服務是否包括為客戶公司設計資料分級制度，例如公開、內部、機密、高度機密的級別定義及例子？
• 託管 IT 支援服務是否包括為客戶公司現有檔案做分級標籤，例如檔案標籤、資料夾標籤、電郵標籤？
• 託管 IT 支援服務是否包括定期權限審計，例如邊個開得到邊個資料夾、邊條對外連結仲開住？
• 託管 IT 支援服務是否包括對外分享清單覆核，例如對外對象、連結種類、到期日、仲需唔需要開住？
• 託管 IT 支援服務是否包括設定對外分享預設，例如限定對象為預設、關閉任何人連結、設到期日預設？
• 託管 IT 支援服務是否包括離職交接收回執行，例如停用帳號、結束工作階段、轉換共用密碼、轉移檔案擁有權、收回裝置？
• 託管 IT 支援服務是否包括離職後對外連結清理，例如離職員工發出的對外連結清單及撤銷？
• 託管 IT 支援服務是否包括即時通訊群組成員清理，例如離職員工退出公司群組的檢查？
• 託管 IT 支援服務是否包括私人電郵及個人雲端帳號內的公司檔案追回安排？
• 託管 IT 支援服務是否包括「數據備份建議及設定」以外的還原測試？「數據備份建議及設定」只包建議同設定，還原測試是否包括，要另外問清楚。
• 託管 IT 支援服務是否包括資料外洩事故應對支援，例如風險評估、證據保存、通報對象判斷？
• 託管 IT 支援服務是否包括跨境傳送安排，例如雲端存放地區、建議合約條款、處理者合約？
• 託管 IT 支援服務是否包括員工分享守則培訓，例如邊一級可以用邊個渠道、對外分享審批流程？
• 託管 IT 支援服務是否包括「正版 Office 365 商業授權」以外的雲端帳號擁有權安排，例如公司名義開設帳號、檔案擁有權轉移？
• 託管 IT 支援服務的收費是否按裝置、按人、按公司或者其他方式計算？計價單位未公佈，本文不作推論，要問清楚先至好比較。

問問題時，建議連同以下三點一齊問：第一，邊啲工作由服務方執行，邊啲工作仍要公司自己做；第二，執行頻率同完成紀錄點樣交代；第三，合作完結或者轉換服務方時，資料同權限點樣交還。呢三點問清楚，之後先至唔會出現「以為包咗，原來無包」的爭拗。

結尾：先由檢查對外連結做起

資料分級唔需要一次做到完美，先由三個簡單動作做起：第一，為公司定一個簡單的四級定義同例子，並且講明內部級係預設級，公開級唔可以做預設；第二，用分享規則四問檢查而家開住的對外連結，對象、期限、範圍、再分享逐項對一次，合作完結的連結即刻撤銷；第三，為離職交接準備一張清單，盤點先行，按次序停用帳號、轉換密碼、轉移擁有權、收回裝置、清理群組同連結，結案之前覆核一次。

呢三個動作做得到，公司對資料的控制已經比之前紮實好多。之後再按實際需要，逐步補上標籤、培訓、定期覆核同權限審計。分級制度的價值，唔在於張表寫得幾詳細，而在於員工分享之前識得停一停，問清楚呢份資料屬於邊一級，應該用邊個渠道，分享畀邊個人，開到幾時，收件人可唔可以再分享。

最後重申免責聲明：本文屬於一般資訊同教育性質，唔係法律意見。文中關於私隱條例、第 33 條從未生效、自願通報指引同曾經建議的強制通報機制的內容，只係按公開來源整理的摘要，個別公司的法律或合約判斷，應諮詢專業意見。涉及託管服務範圍的項目，本文一律未作聲稱，簽約前要逐項問清楚，並且要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。