香港中小企打印機網絡保安與掃描流程：入門前要先搞清楚的幾件事

分類：網絡安全 | 日期：2026-10-23

本文只屬一般資訊，供香港中小企參考辦公室打印機的常見風險與通用做法，不構成法律意見；涉及個人資料處理的具體做法，應以私隱專員公署指引及專業法律意見為準。

一、打印機其實是一部連網電腦

不少辦公室只把多功能打印機當成影印機，但根據公開的打印機資料保安指南，現代多功能打印機本身就是一部連網電腦：它有儲存空間、作業系統及網頁管理介面，機內可以留低已打印、影印、掃描及傳真文件的影像、通訊錄、掃描去電郵及資料夾的登入資料、網絡設定及待印工作。

正因為機內有這些資料，打印機的保安問題並不只是「會唔會俾人亂印嘢」咁簡單。已公開的行業整理亦指出，棄置或轉手的打印機可以殘留大量掃描及影印影像和通訊資料，這正是換機、還機及送修前要特別處理的原因。不過，本研究未找到香港中小企打印機事故的專屬官方數字，本文只講機制和通用做法，不會用任何未證實的數字去誇大風險。

二、五個最常見的風險點

1. 預設登入資料無改過

根據 Brother 官方保安提示，廠商強烈建議更改預設登入資料，以保護網頁管理、韌體更新工具等功能免受未授權存取；卡內基梅隆大學的打印機保安指引亦一致要求改用獨特的管理登入資料。道理很直接：如果管理登入資料仍然是廠商預設、公開已知的一組資料，任何能夠連到打印機管理介面的人，都有機會改設定、睇紀錄或改掃描目的地。

通用做法是：新機設定時即改管理員登入資料，每部機用獨特資料，妥善保管，不要貼在機身或放在共用文件。做法視機型及設定而定。

2. 閒置服務與管理介面仍然開著

根據卡內基梅隆大學的指引，經網頁管理介面關閉不用的服務，例如 FTP、Telnet 等舊式服務，是一個基本步驟；管理介面本身宜用加密連線，視機型支援而定，不用的 HTTP 管理宜關閉。同一指引亦提到，打印機不應直接暴露於互聯網，並應以存取控制清單或防火牆規則，將使用限於已定義的電腦或內部網絡範圍。

3. 掃描去電郵與掃描去資料夾的外洩途徑

掃描功能方便，但亦是資料外洩的高風險位置。根據公開的打印機資料保安指南，掃描去電郵功能會在機內留低通訊錄及寄件登入資料；一旦管理登入被取得，攻擊者可以睇到已寄掃描文件的寄件紀錄，甚至改動掃描目的地。有公開實測整理亦曾以一部打印機的寄件帳戶取回一段時間的掃描文件，說明這個途徑不是理論上的假設。

掃描去資料夾方面，通用做法是資料夾只授掃描所需的最小權限，不要授成個共享區的讀寫權；掃描目的地要逐個核對，確保檔案不會去到無關同事可見的位置。根據公開的辦公室打印機保安清單，掃描去電郵方面應為掃描功能用一個權限最小的專用帳戶，不要用個人郵箱或高權限帳戶，並定期覆檢通訊錄及目的地清單，刪除不再用的人名及地址。

4. 訪客與離職員工仍然可以用機

根據 HP 多功能機保安清單及 Canon 使用說明書的通用做法，掃描權限可以按登入或角色分級：例如訪客或臨時使用者只准影印，掃描去電郵及資料夾只限已認證員工；視機型而定，部分機型可以將掃描目的地限於通訊錄、限於寄給自己或限於個人資料夾。

權限應該跟人走。訪客權限應有期限，離職或轉崗時要即時收回打印機及掃描權限，並覆檢通訊錄有無殘留舊員工地址。具體執行方式視機型及公司流程而定，本文只寫通用原則，詳細流程要留待簽約前以問題形式確認。

5. 舊機硬碟殘留資料

根據加州大學戴維斯分校的指引，還機、換機或送修前應先清除儲存資料；根據 Canon 香港的資料，個別機型支援硬碟資料清除及加密功能，但必須寫明視機型支援而定，不可以寫成所有打印機都有。部分商用機亦支援加密 PDF 及智能卡認證等功能，同樣只屬個別機型功能。

另外要留意一個分界：2024 年公開的 Xerox VersaLink、Phaser 及 WorkCentre 系列 Pass-Back 漏洞，只屬個別系列的例子，攻擊條件包括掃描功能已啟用及可從內網連到打印機，廠商已發布保安公告及更新韌體。本文只用這個例子說明「預設登入未改加上掃描功能加上內網可達」這個組合的危險，絕不可以寫成所有品牌都有同一漏洞。

三、香港中小企的實務做法清單

以下做法全部是通用做法，做法視機型及設定而定，並非任何服務級別的已包項目：

改預設與管好登入資料。 新機入冊時即改管理員登入資料，每部機用獨特資料；管理介面視機型支援而定，宜用加密傳輸，避免管理登入資料及文件內容以明文傳送。

韌體更新要有節奏。 根據公開的打印機保安清單及 Canon 網絡保安指南摘要，廠商韌體更新可包含保安修正；做法是向廠商支援渠道核對現行版本、安裝更新，並定下覆檢節奏，例如每季覆檢一次，視廠商發布而定。

關閒置服務、限連線範圍。 關閉不用的舊式服務，將打印機使用限於已定義的電腦或內部網絡範圍，不要讓打印機直接暴露於互聯網。

打印機網段要分開。 根據公開的辦公室打印機保安做法，將打印機放在獨立網段，例如專用 VLAN 或子網，與存放敏感資料的系統分開，令一部機出問題時難以直接走到檔案伺服器或財務系統；訪客網絡不應可以連到內部打印機。

掃描權限要分級。 訪客或臨時使用者只准影印，掃描去電郵及資料夾只限已認證員工；視機型而定，將目的地限於通訊錄、限於寄給自己或限於個人資料夾。

機密輸出要即時取走。 根據公開的打印機保安清單，敏感文件可以用 PIN 或拍卡先出紙，文件只在使用者企在機前認證後先印出，避免文件長期留喺出紙盤無人認領；同時要即時取走已印文件，處理機密輸出的機不要放在公眾接待區。是否支援 PIN 或拍卡先出紙，視某型號支援而定。

掃描記錄要覆檢。 機型支援的話，保留工作紀錄，例如邊個用機、何時、印或掃幾多頁，定期覆檢異常用量、多次登入失敗或設定被改的紀錄。紀錄本身的保留期及內容視機型及公司私隱政策而定，本文不會寫成統一標準。

將打印機納入資產清單。 根據公開的打印機資料保安指南，將打印機納入公司 IT 資產清單及更新流程，不要只管電腦而漏咗打印機；新機入冊時即做一次保安設定覆檢，包括預設登入、閒置服務、韌體版本、網段及掃描目的地。

個人資料保留要有期限概念。 根據香港社區法網整理的《個人資料（私隱）條例》第 2 保障資料原則及第 26 條，個人資料不應保留超過達致目的所需的時間；不再需要時，資料使用者須採取一切切實可行的步驟刪除有關個人資料。打印機通訊錄、掃描紀錄及殘留影像如含個人資料，處理時應以私隱專員公署指引為準。本文只作通用原則背景，不作法律意見。

參考香港通用保安建議。 根據 HKCERT 保安觀察報告的通用建議，定期更新系統及應用程式、定期更改登入資料並用多重驗證、減少具特權帳戶數目、強化網絡基建並減少對互聯網的暴露點，都是通用方向；這些建議並非打印機專屬數字，不應改寫成打印機事故統計。

四、定價頁講咗咩、冇講咩：關鍵分界

這節必須先講清楚，否則很容易把通用做法誤當成已包服務。

根據 2026-10-23 以 live 定價頁親驗的結果，六級價錢及原文形式如下：基礎遙距版 HK$600／月、專業進階版 HK$1,200／月、企業設備版 HK$2,200／月、全方位無憂版 HK$2,950／月、設計專用版 HK$4,950／月、旗艦網頁版 HK$5,950／月。

其中，全方位無憂版的原句是：「全方位無憂版 HK$2,950／月 — 企業設備版全部功能＋包多功能商務打印機及維修保養」。設計專用版及旗艦網頁版是經「全部功能」繼承這一句，本身並無新增打印機保安或掃描內容。基礎遙距版的原句亦寫明「包正版 Office 365 商業授權」，寫作時只用這個原文寫法，不寫授權級別、數量或持有人。

同一頁的可見正文核查結果是：「打印機」僅 1 命中，就是上面全方位無憂版那一句；「掃描」「保安」「打印機保安」「掃描流程」「掃描去電郵」「掃描記錄」「韌體」「開放端口／端口」「硬碟」「清除」「預設密碼」「資料夾」「訪客」「離職」「網段」全部 0 命中。定價頁常見問題中，與硬件相關的部分只講硬件擁有權屬於供應商、服務終止時需歸還，以及 Router 故障即時免費更換，並無講打印機資料清除。

所以，本文第三節的保安、掃描流程、掃描記錄、韌體、清除及預設密碼做法，全部只屬通用做法，絕不是任何一級已包的服務說明。讀者如果想知道某一級包不包，必須用下一節的問題，在簽約前取得書面確認。

五、換機、還機及送修前：清除要先做

根據加州大學戴維斯分校的指引及 Canon 香港的資料，換機、還機或送修前，通用做法是先清除待印工作、通訊錄、掃描目的地、已存登入資料及網絡設定；機型支援的話，啟用硬碟資料清除及加密功能。清除程序應在機器離開辦公室之前完成，並取得書面確認；確認格式視供應商而定，定價頁並無寫明，屬於未證實、需用戶確認的項目。

同樣道理，打印機送修時，維修人員能否睇到機內儲存資料，送修前要不要先清除或備份，由邊個負責，都必須在事前問清楚，不要假設送修過程本身已經包清除。

六、簽約前要問的問題

以下問題全部只作問題，不得寫成任何一級已包的服務承諾；凡定價頁無寫的項目，均標明未證實、需用戶確認，並須以書面確認為準：

• 1. 邊一級包打印機網絡設定，包括改預設登入、關閒置服務及韌體更新？定價頁無寫，屬於未證實、需用戶確認；如另行收費，收費方式是點？
• 2. 掃描去電郵及資料夾設定包不包？掃描用邊個帳戶？權限點設？登入資料由邊個持有及保管？
• 3. 掃描權限點分級？邊啲職級可用掃描去電郵及資料夾？訪客可不可以用機？訪客權限有無期限、點收回？
• 4. 離職或轉崗員工的打印機及掃描權限幾時收回？由邊個執行？通訊錄舊地址幾時清理？
• 5. 掃描及打印記錄有冇？邊個可睇？保留幾耐？記錄包不包文件內容本身？
• 6. 打印機會放在邊個網段？會不會同財務、人事系統同一網段？訪客網絡可不可以連到內部打印機？
• 7. 機密文件點處理？邊啲機型支援 PIN 或拍卡先出紙？使不使另加設定或費用？
• 8. 打印機硬碟加密有冇？邊啲機型支援？由邊個開啟？加密會不會影響維修或換機？
• 9. 換機及還機前清除程序包不包？清邊幾類資料，包括待印工作、通訊錄、掃描目的地、已存登入資料及網絡設定？清除在還機前定還機後做？有無書面清除確認？
• 10. 服務終止還機時，打印機資料點處理？定價頁常見問題只講硬件擁有權屬供應商、服務終止時需歸還，無講清除，屬於未證實、需用戶確認，須書面確認。
• 11. 韌體更新由邊個負責？幾耐覆檢一次？更新失敗或機型已停支援時點處理？
• 12. 打印機管理介面用不用加密連線？管理登入資料點保管？有幾多人知？
• 13. 閒置或舊打印機點處理？會不會先斷網、收回登入及清除資料，定係原封不動放在度？
• 14. 掃描寄錯人點防？可不可以將目的地限於通訊錄、限於寄給自己或限於個人資料夾，視機型支援而定？
• 15. 備份回復驗證包不包？還原測試亦只列為簽約前書面確認問題，絕不寫成任何一級已包的項目。
• 16. 打印機送修時，維修人員可不可以睇到機內儲存資料？送修前要不要先清除或備份？由邊個負責？

七、結語：先問清楚，才決定

打印機保安的重點，不在於買一部功能最多的機，而在於入冊時改好預設登入、關好閒置服務、定好韌體覆檢節奏、分好掃描權限、分開打印機網段，以及在換機、還機及送修前先清除資料。這些步驟本身都是通用做法，視機型及公司流程而定。

對香港中小企來說，最穩妥的次序是：先對照本文第三節做一次現況檢查，再用第六節的十六條問題，向供應商取得書面確認，確認邊啲包、邊啲另行收費、邊啲由公司自己負責。凡是定價頁無寫明的保安、掃描設定、掃描記錄及清除程序，在未有書面確認之前，都應視為未證實、需用戶確認，不要假設已經包在月費入面。