香港中小企共享檔案存取權限定期覆核：權限清單、離職收回同簽約前要問的問題
分類：網絡安全 | 日期：2026-10-24
免責聲明：本文只屬一般資訊，唔係法律意見。涉及個人資料做法、合約條款或者通報決定的具體安排，如有疑問，應諮詢專業意見。
一、引言：權限開咗之後，有無人再睇過
示意例子：一間公司用共享資料夾同網絡儲存裝置放日常文件，開頭為咗方便，成個部門都攞到同一個資料夾的讀寫權。之後有人轉職、有人離職，資料夾權限卻無跟住改。老闆有一日想查下邊個仲入到人事相關文件，先發現清單根本唔齊，連邊個資料夾授權咗俾邊個群組都講唔清楚。
共享檔案權限的問題，往往唔係開通嗰一刻出事，而係之後無人覆核。權限跟人走，職務變咗、項目完咗、員工走咗，權限如果無同步收回，就會慢慢同現職脫節。以下全部例子均為示意例子，唔涉及任何真實公司、人物、日期或者金額。
二、DPP4 點解與共享資料夾有關
香港《個人資料（私隱）條例》附表 1 原則 4 的大意，係資料使用者要採取所有切實可行步驟，保障所持個人資料免受未經授權或者意外存取、處理、刪除、遺失或者使用。考慮因素包括資料種類同出事可能造成的損害、資料儲存的實體位置、儲存設備本身的保安措施、確保有權存取資料的人誠信審慎同有能力所採取的措施，以及確保資料安全傳送的措施。
共享資料夾正正就係呢個原則的日常落腳點：邊個入到、入到邊個資料夾、可以睇定可以改，全部都係存取控制。資料夾入面如果放咗個人資料，權限過寬就等於將「邊個有權存取」呢個關口放寬咗。相關指引建議方向包括：建立資料管治同保安政策與程序、做資料保安風險評估、採取技術同營運保安措施（其中包括妥善的存取控制、防火牆、防惡意軟件、加密、備份、銷毀或者匿名化）、管理資料處理者、制訂事故補救措施、監察評估同改善。
指引亦指出，個人資料的存取應按「有需要知道」原則，並採取實際措施控制存取，例如建立存取權限或者設定密碼保護存取。資料管治材料亦以最少權限原則表述存取控制：按風險建立資料分類同處理規則、以最少權限原則執行存取控制同身份管理、定期做合規覆核同審計。以上只屬指引建議方向的意思概述，唔係指引原文逐字引文。
如果資料使用者委託另一方代為處理個人資料，根據相關表述，資料使用者要採取合約或者其他方法，防止轉移予對方的個人資料被未經授權或者意外存取、處理、刪除、遺失或者使用。呢一點同共享資料夾的關係在於：就算檔案係由另一方協助管理，資料使用者本身仍然要有一張屬於自己的權限清單，唔可以只靠對方記得。
關於違規後果，一般而言，違反保障資料原則本身唔等於直接刑事罪行，執法程序一般係私隱專員公署先發出執行通知，唔遵從執行通知先構成罪行，直接促銷、起底等屬例外，直接刑事。呢段只屬一般說明，具體個案如有疑問，應諮詢專業意見，唔好將一般說明當成個別個案的結論。
關於資料外洩通報，現行香港制度下，通報屬自願通報，唔係法定強制要求。具體個案應唔應該通報、通報內容包括乜，應諮詢專業意見，本文唔作個別判斷。
三、六種過度開放形態
以下六種形態全部對應常見做法整理，每一種都係示意例子，唔係真實個案，唔好將示意例子改寫成「有公司曾經」一類敘事。
形態一：全公司共用一個可寫入資料夾
示意例子：全公司共用一個可寫入的資料夾，入面同時放人事及薪酬相關文件，所有員工均可開啟及修改。問題唔只係「睇到」，而係「改到」：可寫入權限令誤改、誤刪同無法追溯的風險同時存在，而人事及薪酬相關文件本來只應該俾有需要知道的人接觸。
形態二：轉職之後舊權限無收回
示意例子：員工由銷售部轉到另一部門後，舊部門的客戶資料夾權限一直無收回，新舊兩個部門的資料夾同時可存取。轉職的權限處理，重點唔係「加新權限」，而係「加新權限的同時收舊權限」，只加唔收，權限就會越轉越多。
形態三：離職之後帳號仍可登入
示意例子：員工離職後，其個人帳號仍可登入共享磁碟機，因為當日只收回了電郵，未有對照共享資料夾清單逐項停用。收回電郵唔等於收回全部存取：共享資料夾、網絡儲存裝置、雲端檔案系統要逐項對照清單停用，漏一項就等於留一個入口。
形態四：幾個人共用同一個登入帳號
示意例子：幾位員工長期共用同一個登入帳號及密碼開共享資料夾，出事後無法分辨當日由何人開啟或修改檔案。共用登入的最大問題係責任無法追溯：日誌就算有紀錄，都歸因唔到個人；離職時亦難以單獨收回一個人，成組登入資料都要換先算真正收回。
形態五：對外分享連結長期有效、項目完結無移除
示意例子：對外協作的分享連結設為長期有效，合作項目完結後無人移除連結，連結仍可開啟。對外分享應該優先用具名人士連結，而唔係「任何人憑連結即可存取」一類做法；臨時分享應該設有效期，項目完結即移除；敏感文件應該要求登入而唔係公開連結。
形態六：新入職直接複製已離職同事的權限
示意例子：新入職員工直接「複製」已離職同事的群組歸屬，連同舊同事的敏感資料夾權限一併繼承。「複製上一位員工的權限」係最容易帶入過時權限的做法：上一位員工的權限可能本身已經過寬，或者包含已經完結項目的例外權限，新員工照單全收，過寬權限就一代傳一代。
上述例子的共通風險，可以歸納為三點通用推論，唔係統計數字：權限與現職不符、責任無法追溯，以及離職後殘留存取。本文無核實任何本地共享資料夾事故統計，所以唔寫任何事故數字、百分比或者排名，讀者亦唔好將示意例子當成發生頻率的證據。
四、最少權限、獨立帳號同群組授權
最少權限：只俾工作需要的最低權限
每人只應該取得工作所需的最低權限。需要上載文件的人，唔一定需要建立用戶、匯出全部資料或者更改系統設定的權限；需要睇文件的人，唔一定需要改文件的權限。權限過寬會放大帳號被盜或者誤操作時的損害：同一個帳號入到越多、改到越多，出事時的影響範圍就越大。實際做法上，主流網絡儲存系統一般都支援按用戶同群組設定共享資料夾權限，例如只讀、讀寫或者拒絕存取，以及子資料夾層級權限；管理員可以新增或者移除用戶同群組的權限。各品牌選單名稱同韌體版本有異，本文只講通用原則，唔寫某一品牌的選單路徑作通用步驟。
獨立帳號：每人一個，唔共用登入
每名員工應該有獨立帳號。共用登入會令責任無法追溯，離職後亦難以單獨收回。即使舊系統迫不得已要用共用帳號，亦應該將密碼存於安全密碼管理工具、限制可取用人士，並在知悉密碼的人離職時更改密碼。管理員帳號亦要分離：管理員應該另有日常工作用的普通帳號，權限較高的帳號只在做管理更改時使用，唔好用高權限帳號做日常電郵、瀏覽或者文件工作。
群組授權：授權俾群組，唔好逐人逐個資料夾改
以部門或者職能群組授權，例如財務、銷售、管理層，資料夾授權俾群組；員工轉職時只需調動群組歸屬，唔使逐個資料夾改。群組授權的好處唔只係省工夫，而係令覆核變得可行：覆核時睇群組名單同群組權限，已經可以覆蓋成組人；逐人授權的清單一長，就無人願意逐項對。群組本身亦要定期覆核：群組成員變咗、群組用途變咗，群組權限都要跟住檢討，唔好以為群組名無變就等於權限無問題。
另外有幾類授權要特別檢查有無，而唔係斷言某一系統預設即為過寬：檢查有無訪客帳號仍可存取共享資料夾；檢查有無群組被授權過寬，例如一個本來只應該睇一個資料夾的群組，實際入到成個上層目錄；檢查有無繼承權限令子資料夾自動繼承咗上層唔應該有的權限。呢啲檢查項目屬於覆核時的提問清單，具體預設行為因系統而異，要按當時系統的實際設定核對。
五、離職同轉職處理：即時處理、先停用後刪除
離職同轉職處理的原則係即時處理，唔好拖到下一次定期覆核先處理。員工離職時，應該停用帳號同全部系統存取；非自願或者高風險離職更應該即時停用。同時要處理幾件配套事：轉移檔案擁有權，唔好令離職員工名下的檔案變成無人認領；處理電郵去向；收回公司設備；更改該員工知悉的共用密碼。共用密碼一點特別重要：如果過去用過共用登入，單單停用離職員工個人帳號係唔夠的，成組共用密碼都要換，否則舊密碼仍然係一個入口。
轉職處理同離職處理用同一原則：舊職務的權限應該同步收回，只保留新職務所需權限。做法上，先對照權限清單列出舊職務相關的群組同資料夾，逐項收回，再按新職務加入所需群組，唔好用「複製上一位員工」或者「保留舊權限以防萬一」一類做法。所謂「以防萬一」保留的權限，往往就係下一次覆核時先被發現的殘留權限。
離職員工帳號應該先停用而唔係即時刪除，以便保留資料同交接；刪除應該按資料保留規則在之後處理。停用之後，應該實際測試舊登入係咪已經失效，並將結果記低；只憑已經通知相關人士而不驗證，唔算完成收回。電郵、共享資料夾、雲端檔案系統、網絡儲存裝置要分開逐項確認，唔好假設停用一處就等於全部停用。
六、權限清單點寫、覆核步驟點做
一份可用的權限清單，至少應該包括以下欄位。呢個欄位表屬綜合建議，唔係任何官方固定表格：
- 資料夾／系統名稱
- 負責人（資料擁有人）
- 獲授權群組或者個人
- 權限級別（只讀／讀寫／管理）
- 批准人
- 批准原因
- 上次覆核日期
- 下次覆核日期
- 備註（例如例外情況）
覆核步驟可以按以下次序做，呢個次序屬通用做法整理，唔係官方固定順序：第一，由資料夾負責人逐項確認「仍需要／可收回」，唔好由無權決定的人代為確認；第二，對照群組成員名單，檢查轉職、離職同新入職員工的群組歸屬係咪已經更新；第三，檢查對外分享連結：邊條連結仲有效、邊個項目已經完結、邊條連結應該移除或者收窄；第四，檢查共用帳號同例外權限：邊啲例外仲有需要、批准人係邊個、下次再覆核日期係幾時；第五，將覆核結果正式記錄：何人覆核、何時覆核、憑何依據作決定、邊啲權限收回咗、邊啲例外保留咗。覆核紀錄本身要保存，否則下一次覆核又要由零開始估。
覆核節奏方面，建議節奏係：敏感資料夾同特權帳號每季覆核一次，另外加事件觸發覆核——有人離職、轉職、引入新供應商或者發生事故時，即時覆核相關範圍。呢個每季節奏只屬本篇建議的通用做法，香港法例本身並無訂明「每季覆核一次」的硬性頻率，唔好將建議節奏寫成法例要求。按風險分層亦係可行做法：關鍵系統覆核密啲，一般系統覆核疏啲，但分層標準要寫清楚，唔好只憑感覺分層。
覆核時要留意的另一點，係例外權限的處理：每一項例外都應該寫明何人、何故、何人批准、何時再覆核。無批准人、無再覆核日期的例外，時間一耐就會變成永久權限。覆核的目的唔係為咗刪晒所有權限，而係令每一項保留下來的權限都有人認頭、有原因、有下次覆核日期。
七、定價頁對照表：六級原文，逐字列明
以下六級價錢及項目照定價頁原文列明，根據 2026-10-24 定價頁可見正文核實：
- 基礎遙距版 HK$600／月 — 包正版 Office 365 商業授權、送企業級 Router 連安裝、無限次遙距支援（週一至五 9am-6pm）
- 專業進階版 HK$1,200／月 — 基礎版全部功能＋緊急事故優先響應、新員工電腦入職設置、數據備份建議及設定、單一聯絡窗口（週一至六 9am-6pm）
- 企業設備版 HK$2,200／月 — 專業進階版全部功能＋包商務電腦設備、硬件全保養（壞機即換）、每 3 年免費升級換機
- 全方位無憂版 HK$2,950／月 — 企業設備版全部功能＋包多功能商務打印機及維修保養
- 設計專用版 HK$4,950／月 — 全方位無憂版全部功能＋包 AutoCAD 正版授權及 Adobe Creative Cloud 全套
- 旗艦網頁版 HK$5,950／月 — 設計專用版全部功能＋包企業網站設計及開發、網站維護及伺服器託管
定價頁關鍵詞核查結果（查核日期 2026-10-24）：六級 scope 全文無出現「共享檔案存取權限覆核」「權限審計」「共用帳號清理」「共享資料夾權限」「定期覆核」「離職停用」等字眼。所以，本文第四至第六節的全部做法，只屬通用做法，絕不是任何一級已包的服務說明。以上邊界結論只限定價頁六級 scope 而言，唔係全站結論；本站其他頁面或服務協議如有另外列明，以該文件為準，簽約前應要求以書面確認。
另外要講清楚：HK$1,200／月級只寫「數據備份建議及設定」，還原測試唔包在建議及設定入面，簽約前問清楚。HK$600／月級的計價單位未公佈，本文唔加任何計價單位；M365 方面，本文只寫「正版 Office 365 商業授權」原文，唔寫版本、授權數量或者持有人名義。
八、簽約前要問的問題
以下問題全部只作問題，教讀者問任何託管 IT 支援服務供應商，絕不寫成任何服務範圍或者不包括事項清單。每條問題後面都寫明要確認乜同點確認：查詢時要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。凡是定價頁無寫明的項目，在未有書面確認之前，都應該視為未證實、需用戶確認：
- 共享資料夾／網絡儲存裝置權限清單製作及維護是否包括？要確認乜：清單由邊個製作、由邊個維護、幾耐更新一次、清單格式係咪包括第六節的欄位。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- 定期存取權限覆核是否包括？要確認乜：覆核頻率、覆核範圍（邊啲資料夾同系統）、由誰覆核（供應商定資料夾負責人）、覆核紀錄如何保存、覆核結果點樣通知公司。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- 共用帳號清理是否包括？要確認乜：改為獨立帳號的工作包唔包、更改共用密碼的工作包唔包、清理範圍包括邊啲系統、清理之後點樣驗證舊登入已經失效。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- 離職／轉職員工的共享資料夾及系統存取停用是否包括？要確認乜：停用時限、負責方係邊個（公司定供應商）、停用清單包括邊啲系統、停用之後有無書面確認同實際測試。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- M365 日常管理是否包括共享資料夾及檔案權限管理？要確認乜：六級 scope 只寫「正版 Office 365 商業授權」，日常管理（例如加人、離職停用、權限管理）係咪包括在內，定價頁附加問答的概括字眼唔等同權限覆核，唔好以此推論為已包。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- 還原測試是否包括？要確認乜：HK$1,200／月級只寫「數據備份建議及設定」，還原測試唔包在建議及設定入面；簽約前問清楚還原測試由邊個負責做、幾耐做一次、紀錄點保存。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
- 資料夾負責人制度、例外權限審批、對外分享連結有效期管理是否包括？要確認乜：資料夾負責人由邊個擔任、例外權限由邊個審批、審批紀錄點保存、對外分享連結有效期由邊個管理、項目完結後由邊個負責移除連結。點確認：要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
九、結語：先有一張清單，再逐項問清楚
共享檔案存取權限覆核的核心，唔係一次過做晒所有技術設定，而係先有一張屬於公司自己的權限清單：邊個資料夾、邊個負責人、邊個群組、咩權限級別、邊個批准、咩原因、上次幾時覆核過、下次幾時再覆核。清單齊全，先至可以逐項確認仍需要定可收回、逐項問供應商、逐項寫入協議、逐項驗證收回。
最穩妥的次序係：先對照第六節做一次現況檢查，再用第八節的問題，向任何託管 IT 支援服務供應商取得書面確認。凡是定價頁無寫明的安排，在未有書面確認之前，都應該視為未證實、需用戶確認，唔好假設已經包在月費入面。
免責聲明：本文只屬一般資訊，供香港中小企參考通用做法，唔係法律意見。涉及個人資料做法、合約條款或者通報決定的具體安排，應以私隱專員公署指引、相關政府資訊及專業意見為準。