香港中小企軟件授權盤點：買咗咩、邊個用緊、邊部機裝咗、點回收

分類：行業情報 | 日期：2026-10-23

本文講香港中小企軟件授權盤點的通用做法，屬於一般資訊，唔係法律意見。版權條例內容同樣只屬一般資訊，具體情況應諮詢專業意見。

公司用咗幾年，員工入過職、離過職，電腦換過幾批，軟件裝咗邊度、邊個用緊、授權夠唔夠，往往冇一張表講得清。以下係可以照做的盤點方法。

先講清楚一條分界線

定價頁只公佈六級名稱、價錢及上述 scope，並無公佈軟件授權盤點、授權回收或合規審計；以下全部盤點做法均為通用做法，邊啲已包、邊啲另收費、邊啲唔提供，簽約前必須問清楚並以書面確認。

盤點表、對帳結果、授權回收、續期提醒，全部係「要做嘅事」，唔等於「月費已經包咗」。

一、盤點的四個支柱

• 發現與盤點：掃描所有環境，識別每一隻已安裝軟件同硬件資產。辦公室電腦、手提電腦、共用機、舊機、閒置機全部入表。
• 授權與合約管理：將授權協議、採購單、使用權集中存放，作為「買咗咩」的唯一可信來源。合約、發票、訂單確認、帳戶內的授權紀錄，全部歸入同一個授權檔案；分散喺員工電郵或者舊電腦入面的授權，盤點嗰陣等於搵唔到。
• 對帳與合規：將已安裝軟件同已購買授權對照，找出不足或者過剩。交付物叫有效授權狀況：按每種產品列出已部署數量、已獲授權數量同差額，補購要求要建基於呢個差額，對帳表逐行核對之後先接受。
• 優化與管治：回收未用授權、降級版本、精簡應用。盤點唔係做一次就完，每次入職、離職、硬件更換都要觸發檢查。

每年做一次至兩次全面對帳，期間以持續自動檢查補位；離職程序必須接入盤點流程。

另講明：ISO/IEC 19770 系列係國際標準框架，本身並非法律強制要求，中小企可按規模簡化採用。

二、盤點清單：每行答到五個問題

每行最少要答到：邊隻軟件、邊個版本或者版本級別、裝喺邊部機、邊個用緊、授權來源係邊張單或者邊份合約。答唔到其中一項，嗰行就未完成盤點。

對帳只有三種結果：授權不足（裝多過買，要補購或者移除多餘安裝）、授權剛好、授權過剩（買多過用，處理方向係回收、重新分配或者降級）。降級或者取消續期之前，必須先睇合約條款。

版本對照係必要一步：裝咗高級版本但只買咗基本版本授權，仍然係授權不足；買咗高級版本但全公司只用基本功能，就係優化空間。

訂閱制要分清三組數字：買咗幾多個、分配咗幾多個、實際活躍用緊幾多個，只睇發票數目會高估或者低估真實需要。

三、授權類型：先分清楚，換機先知點處理

• 訂閱制：同用戶掛鈎，可在計劃限制內於多部裝置安裝，並喺裝置之間轉移安裝。具體裝幾多部，視乎個別計劃。
• 買斷制：按裝置或者按版本計，轉移規則視乎授權類型而定。零售授權一般可在裝置之間轉移，但同一時間只可用於一部裝置，轉移前須先喺舊裝置停用或者移除。
• OEM：跟原機走。隨新電腦預裝的 OEM 授權同硬件綁定，啟用後不可轉移去另一部機，換機須另行購買新授權。分清：整部電腦轉手嗰陣授權可隨機走；將授權拆出嚟轉去另一部機，就唔得。

換機處理：訂閱制登入新機；零售或者買斷制先喺舊機停用或者移除，再喺新機啟用；OEM 跟舊機走。每步之前先睇自己嗰份授權條款。

四、對人又對機：兩張表對唔上就係問題

同一隻軟件，同時列出兩張表：「邊個用戶獲分配」同「邊部裝置有安裝」。對唔上就係問題，例如已離職員工名下仍有授權分配，或者某部機裝咗軟件但冇用戶獲分配。

共享帳號容易成為盲點。多人共用同一個帳號嗰陣，紀錄只顯示帳號，唔顯示邊個人，事後無法確定邊個做過邊個動作，稽核、事故調查同離職處理全部變弱。呢度講的是管理風險，唔係話香港法例明文禁止共享帳號。

共享帳號的離職陷阱：收回一個人的存取，必須更改共享憑證先做到，團隊往往拖延更改，結果離職者仍可繼續存取一段時間。管治底線：盡量減少共享帳號；無可避免嗰陣，每個共享帳號要有具名負責人、批准用途同定期覆核；有人不再獲准存取，即時更改憑證。

五、離職回收：四步做齊

離職授權回收四步：停用或者收回授權分配；登出各裝置有效工作階段並撤銷憑證，只改密碼唔足以即時切斷存取；曾知悉共享密碼的離職者，離職後必須更改相關共享密碼，只移出群組唔夠；將收回授權重新分配或者留作後備，並更新盤點表。

邊個負責執行、幾耐完成、係咪已包括喺月費入面，全部係簽約前要問清楚的問題。特別提醒：專業進階版 HK$1,200／月所寫的「新員工電腦入職設置」係入職設置，唔等於離職授權回收，兩者唔好混為一談。

日常授權分配，以 Microsoft 365 為例：管理員可在管理中心按產品分配或者取消分配授權；自助購買的訂閱，管理員亦可在帳單頁面看到產品、購買人、訂閱、到期日、價錢同已分配用戶。只係舉例，唔係本站服務說明。

六、正版授權點核對：四種證據

要齊四種證據：發票或者採購紀錄（賣家、產品、授權數目、購買日期）；授權協議或者訂單確認（授權類型、年期、轉移同使用限制）；帳戶內授權紀錄（登入供應商帳戶或者管理中心，核對產品、分配同到期日同發票係咪一致）；裝置上版本對照（已安裝版本同版本級別同授權係咪一致）。四種證據對唔上，嗰個授權就係存疑。

帳戶核對例子，只係舉例，唔係本站授權的核對結果。Microsoft 365 管理中心的帳單頁面，可看到每個訂閱的狀態、已購買同已分配授權數目、開始同結束日期、帳單同續期狀態。Autodesk 方面，登入帳戶管理頁面，按檢視詳情，有序列號的授權可再看到序列號及產品金鑰；多數單用戶訂閱同用戶帳號掛鈎，唔用序列號。

可疑授權的警號：售價遠低於正常價錢；啟用失敗或者反覆自動失效；被要求使用來歷不明的啟用工具，或者關閉防毒軟件先可安裝；安裝程式來自非官方網站。呢啲係通用提醒，唔係任何供應商的官方黑名單。

如發現授權真偽有爭議，先保留全部證據（發票、訂單確認、產品金鑰、租戶或者帳戶資料、啟用指示），再核對帳戶內的分配同管理員紀錄。發現共享帳號、未知管理員或者非自有租戶的授權嗰陣，同時當作授權問題同保安問題處理。過渡去合法授權之前，要先有受控計劃，唔好即時刪除用戶賴以工作的訂閱。如懷疑涉及刑事事宜，應諮詢專業意見。

七、未授權軟件的法律風險：香港版權條例點講

呢一節只屬一般資訊，唔係法律意見。個別使用係咪構成罪行，必須諮詢專業意見。

電腦程式受香港版權法保護：電腦軟件屬於文學作品的一種；香港版權冇登記制度，版權喺創作嗰陣自動產生。

《版權條例》（第 528 章）第 118(1) 條列出的商業交易罪行包括：為售賣或者出租而製作侵權複製品；為非私人及家庭用途而進口或者出口侵權複製品；售賣、出租、要約售賣或者出租侵權複製品；為商業交易目的而公開展示、分發或者管有侵權複製品；以及非為商業交易目的但達到損害版權擁有人經濟利益程度的分發。主觀要件同個別判斷，本文唔展開。

業務管有侵權電腦程式本身亦屬刑事罪行。第 118(2A) 條規定，無版權擁有人授權而為業務目的管有侵權複製品以供業務使用，即屬犯罪，適用作品包括電腦程式。必須保留「無授權」同「為業務使用」兩個限定，唔好寫成「公司電腦有任何未授權軟件即自動入罪」。

罰則：第 119(1) 條規定，觸犯第 118(1) 或者 (2A) 條罪行的人，一經循公訴程序定罪，可就每份侵權複製品被判處第 5 級罰款及監禁 4 年；多方來源對照第 5 級罰款為每份侵權複製品 HK$50,000。呢個係最高罰則，唔係每宗個案必然判處的數字。

刑事執法：香港海關負責版權侵權的刑事執法，具有搜查同檢取權力，可檢取懷疑侵權複製品；海關亦以打擊公司盜版為執法重點之一。

民事同刑事的界線必須保留：版權侵權本身可引起民事責任，刑事條文針對上面所列的商業交易同業務管有行為。唔好將所有未授權使用一律寫成刑事罪行，亦唔好寫成「只係民事，唔使理」。

重要區分：平行進口電腦程式。由 2003 年 11 月 28 日起，喺其他國家合法製作的電腦程式複製品，根據第 35(3) 條唔被視為侵權複製品，即喺香港管有該等複製品並不侵犯該電腦程式的版權。豁免只適用於電腦程式本身同其附帶作品；平行進口合法，唔等於合約條款一定容許該用途，須另行核對。

八、保安風險：冇更新就係長期漏洞

未授權軟件通常無法取得供應商的更新同修補程式，亦冇客戶支援，令已知漏洞長期暴露；來歷不明的安裝程式或者啟用工具有可能本身含有惡意程式。

修補程式係堵塞已知漏洞的主要途徑；長期冇更新的軟件，即使本身冇惡意程式，亦會成為已知可以利用的入口。盤點嗰陣要同時當作授權問題同保安問題跟進。

九、續期同預算規劃：到期日前先做對帳

續期要避免到期當日先匆匆續約，續錯數量、版本、帳戶。正確次序係到期日前預留覆核時間，先對帳再決定續期、減量或者轉換。

為每隻軟件、每個訂閱建立一行：產品、授權數目、到期日、續期條款、負責人、付款來源。續期提醒要有三層：到期日前提醒、到期當日確認、到期後核對服務有冇中斷同授權有冇失效。提醒對象應包括負責人同財務人員。

續期決定之前，先比較三樣：授權不足定過剩、實際活躍使用量、合約條款（續期年期、取消窗口、加減授權規則）。買新授權之前，先確認授權類型同持有人名義，避免續錯帳戶或者續錯版本。

續期提醒、到期日管理、預算覆核係咪已包括在內，全部係簽約前要問清楚的問題。

十、定價頁六級同本文的分界

定價頁只公佈六級名稱、價錢及上述 scope，並無公佈軟件授權盤點、授權回收或合規審計；以下全部盤點做法均為通用做法，邊啲已包、邊啲另收費、邊啲唔提供，簽約前必須問清楚並以書面確認。

• 基礎遙距版 HK$600／月
• 專業進階版 HK$1,200／月
• 企業設備版 HK$2,200／月
• 全方位無憂版 HK$2,950／月
• 設計專用版 HK$4,950／月
• 旗艦網頁版 HK$5,950／月

三點要特別分清。第一，基礎遙距版所寫的，只係「正版 Office 365 商業授權」原文，版本級別、授權數量、持有人名義一律未公佈。第二，專業進階版 HK$1,200／月所寫的「數據備份建議及設定」，只包建議同設定，唔包還原測試；還原測試是否提供、由邊個負責、幾耐做一次、紀錄點保存，簽約前要書面確認。第三，設計專用版所寫的，只係「包 AutoCAD 正版授權及 Adobe Creative Cloud 全套」原文，持有人名義、帳戶歸屬、分配方式、離職或者完約嗰陣點處理，全部未公佈，簽約前要問清楚。

十一、簽約前要問的問題

以下問題可直接用作傾約清單，每條答案都要書面確認，唔只係口頭承諾。

• 1. 公司買咗邊啲軟件授權、每隻買咗幾多個、授權證明同發票喺邊？
• 2. 邊個用戶用緊邊隻軟件、邊部機裝咗邊隻軟件，兩張表對唔對得上？
• 3. 已安裝版本同獲授權版本級別對唔對得上，有冇裝多過買？
• 4. 盤點會唔會出一份對帳結果，列明授權不足、剛好、過剩各有邊啲？
• 5. 員工離職當日，佢名下的授權幾耐收回、點樣重新分配？
• 6. 換機嗰陣，舊機授權點處理——邊啲跟機走、邊啲要停用再啟用、邊啲要另購？
• 7. 合規審計本身包唔包、審計報告包含邊啲內容、由邊個簽署確認？
• 8. 正版授權點核對——發票、授權協議、帳戶紀錄、版本對照四種證據由邊個負責核對？
• 9. 公司有冇共享帳號、由邊個負責、有人離職嗰陣共享密碼幾耐更改？
• 10. 每隻軟件同訂閱的到期日喺邊、續期前幾耐會提醒、提醒通知邊個？
• 11. 續期預算點計——續期前會唔會先做授權不足或者過剩對帳，再決定續幾多？
• 12. 以上全部答案，係咪會以電郵或者服務協議書面確認，唔只係口頭承諾？

月費唔包啲咩、邊啲另行報價、邊啲唔提供，同樣要用問題式問清楚並寫入協議。

結語

起步做法：開授權檔案集中存放發票同合約；開盤點表，每行答齊五個問題；做一次對帳，分出不足、剛好、過剩三類；將離職四步寫入離職程序；將到期日、負責人、付款來源列成到期日清單。

本文講的是香港中小企軟件授權盤點的通用做法，屬於一般資訊，唔係法律意見。版權條例內容同樣只屬一般資訊，具體情況應諮詢專業意見。簽約之前，帶住上一節的問題清單，要求對方書面確認每一項答案，先好當作已包。