香港中小企員工離職 IT 交接（offboarding）檢查清單
分類：行業情報 | 日期：2026-10-22
最後更新：2026年10月 | 由 IT SUPPORTKING 技術團隊編寫
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最後覆核日期：2026-10-22
覆核依據：公開來源事實檔，以及本站 live /pricing 可見版（2026-10-22 核對）。 事實聲稱以覆核時公開來源為依據；本站價錢及條款以本站當前頁面列明為準。
引言：離職交接點解重要
員工離職本身唔係保安事件，但交接做漏就會變成保安缺口。一個人走咗之後，佢嘅帳號、群組權限、共享密碼、裝置入面嘅公司資料同埋客戶聯絡途徑，如果無人逐項收回，呢啲入口就會繼續存在，而公司未必即時察覺。公開嘅離職檢查清單普遍指出，離職環節最常出事嘅地方唔係惡意行為，而係「無人記得關」嘅帳號：主帳號關咗，但其他系統、共享密碼同埋轉寄規則仍然有效（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22）。
對香港中小企嚟講，呢個問題特別實在。好多公司得幾個人到十幾個人，一個人往往同時掂幾樣嘢：回覆客戶電郵、處理訂單同埋報價、入數同埋對帳、管理網店或者社交專頁、保管供應商聯絡人。一個人走，影響嘅唔只係一個電郵帳號，而係成條客戶聯絡鏈同埋成堆檔案擁有權。香港個人資料私隱專員公署嘅資料保安指引亦建議，資料使用者應該採取適當嘅技術同埋運作保安措施，包括實行存取控制、保護網上應用程式、妥善備份，以及適時銷毀或者匿名化不再需要嘅個人資料（來源：個人資料私隱專員公署資料保安措施指引之公開摘要，查閱日期：2026-10-22）。
本文嘅目的，係畀老闆同埋負責人一張可以逐項剔嘅清單：離職當日要做啲咩、離職後要覆核啲咩、邊啲位最易漏，以及向任何 IT 支援供應商簽約之前，應該點樣問清楚離職交接係咪包、點樣收費。本文講嘅係通用做法，唔係針對某一個行業嘅合規手冊。
服務邊界圍欄：以下係通用離職交接檢查清單，唔係本站服務承諾。本站離職交接支援是否包括、是否另收費，未公佈，以查詢為準，簽約前問清楚並寫入協議。查詢時要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
第一原則：先停用，後刪除；先交接資料，後回收授權
離職交接有兩個次序原則，調轉咗就會出事。第一，先停用、後刪除。停用係即時截斷登入，刪除係不可逆轉咁清走帳號同埋資料。Microsoft 嘅官方離職指引第一步就係防止離職員工登入公司嘅 Microsoft 365 服務，而刪除帳號係最後一步（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。公開檢查清單亦普遍建議，離職當日先停用帳號，唔好即刻刪除，因為好多資料交接工作要喺帳號仍然存在嘅時候先做到（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22）。
第二，先交接資料，後回收授權。授權一回收，郵箱、雲端硬碟同埋行事曆嘅保留期限就會開始倒數。Microsoft 嘅官方指引講明，移除授權之後，離職員工嘅電郵、聯絡人同埋行事曆會保留一段時間，之後永久刪除；刪除帳號之後，OneDrive 同埋 Outlook 內容亦只會保留一段有限時間，期間可以還原帳號取回內容（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。換句話講，交接清單嘅正確次序係：停用登入 → 保存同埋移交需要保留嘅郵箱同埋檔案 → 安排電郵去向 → 先至回收授權同埋刪除帳號。邊個步驟由邊個人負責、邊個覆核，應該喺離職通知一到就寫低，唔好等到最後一日先諗。
離職前：通知期內要準備嘅事
離職通知一到，老闆或者負責人應該即刻做四件事。第一，確認最後工作日期同埋存取權限終止嘅時間點，並且以書面通知相關人員。公開檢查清單建議，交接流程應該由獲授權嘅最後工作日期、負責經理同埋資料接手人開始，唔好憑口頭約定行事（來源：CommzzTech，查閱日期：2026-10-22）。第二，列出離職員工掂過嘅全部系統同埋資產：公司電郵、雲端硬碟、客戶關係管理系統、訂單同埋財務系統、網店後台、社交專頁、供應商平台、遙距登入同埋虛擬私人網絡、公司裝置同埋門禁卡。第三，指明每樣嘢嘅接手人：邊個接客戶、邊個接檔案、邊個接供應商、邊個接社交專頁。第四，檢查離職員工係咪擁有任何管理員角色、群組擁有權或者共享郵箱嘅委派權限，呢啲權限唔會因為停用主帳號而自動轉移，必須逐項處理。
呢個階段仲有一個好易忽略嘅動作：問離職員工，佢有冇用公司帳號登記過任何外部服務、試用帳號或者以個人電郵登記嘅公司相關服務。呢啲帳號往往唔喺公司嘅主目錄入面，離職之後最難追。清單上應該加一欄「公司以外嘅服務」，由離職員工同埋經理一齊確認。
離職當日：帳號停用次序
以下係離職當日建議嘅停用次序，次序本身就係重點：
第一步：阻止登入，撤銷已登入嘅工作階段。 停用主帳號、重設密碼，並且撤銷所有已登入嘅工作階段同埋權杖，令已經登入嘅手提電話、平板電腦同埋瀏覽器都要重新驗證先至入到。公開檢查清單特別提醒，只停用帳號而無撤銷工作階段係常見缺口：已經登入嘅裝置可以繼續使用舊嘅登入狀態（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22；來源：DruryIT，查閱日期：2026-10-22）。同一個道理適用於遙距登入同埋虛擬私人網絡：主帳號停用之後，虛擬私人網絡同埋其他應用程式嘅獨立登入都要逐一撤銷，唔好假設停用一個帳號就等於停用全部入口（來源：GoWorkWize，查閱日期：2026-10-22）。
第二步：移除管理員角色同埋特權。 如果離職員工持有任何管理員角色、系統管理權限或者可以批核付款、改價錢、改客戶資料嘅權限，呢啲權限應該喺停用主帳號嘅同一個時段內移除。公開檢查清單指出，特權帳號同埋管理員帳號應該分開審計，因為呢啲帳號風險最高，亦最容易喺交接時被遺留（來源：Zimyo，查閱日期：2026-10-22）。
第三步：檢查同埋清理電郵轉寄規則同埋自動回覆。 離職員工帳號入面可能設有轉寄規則，將公司電郵副本轉去其他郵箱。呢類規則唔會因為停用帳號而自動消失，必須逐一檢查同埋刪除。公開檢查清單將「檢查轉寄規則」列為離職當日必做項目，同停用帳號、撤銷工作階段並列（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22）。之後先至安排電郵去向：將離職員工嘅電郵轉寄畀接手人，或者將郵箱轉為共享郵箱，令客戶同埋合作夥伴寄去舊地址嘅電郵仍然有人跟進（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。自動回覆亦要同步更新，寫明新聯絡人，唔好留低一個無人睇嘅郵箱。
第四步：保存郵箱內容。 喺回收授權同埋刪除帳號之前，先保存需要保留嘅郵箱內容，或者將取用權交畀接手人。Microsoft 嘅官方指引將「保存離職員工郵箱內容」列為第二步，理由係接手人可能需要呢啲資料繼續工作，或者公司有法律或者業務需要保留資料（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。呢一步要同公司嘅資料保留政策一齊睇：邊啲要保留、保留幾耐、邊個有權睇，應該喺交接之前定好，唔好喺授權回收之後先至發現資料已經進入刪除倒數。
第五步：處理 OneDrive 同埋 Outlook 資料取用權。 喺刪除帳號之前，將 OneDrive 同埋 Outlook 內容嘅取用權交畀另一位員工。Microsoft 嘅官方指引講明，刪除帳號之後，OneDrive 同埋 Outlook 內容只會保留 30 日，期間可以還原帳號取回內容；如果只係移除授權而無刪除帳號，OneDrive 內容喺 30 日之後仍然可以由公司取用（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。所以「刪除帳號」唔應該係離職當日嘅第一個動作，而應該係資料交接完成之後、經過覆核先至執行嘅最後動作。
第六步：回收授權，刪除帳號。 資料交接完成、電郵去向安排好、取用權已經移交之後，先至移除同埋刪除授權，再刪除帳號。Microsoft 嘅官方指引講明，移除授權之後，電郵、聯絡人同埋行事曆會保留 30 日，之後永久刪除；刪除帳號之後，寄去該帳號嘅電郵將不再被接收（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。授權回收之後，應該核對授權數目係咪已經釋出，唔好留低一個無人用但仍然計費嘅授權無人理。
權限與群組回收：主帳號關咗，唔等於權限清晒
好多中小企嘅交接漏，唔係漏咗主帳號，而係漏咗圍繞主帳號嘅一圈權限。以下幾類必須逐項剔：
群組同埋通訊組。 將離職員工由所有內部群組、通訊組、部門群組同埋項目群組移除。群組成員身份往往決定咗一個人收到啲咩內部通知、睇到啲咩共享資料，留低群組成員身份，就等於留低一條資料入口。
Teams、SharePoint 同埋共享工作區嘅擁有權。 如果離職員工係某個 Teams、SharePoint 網站、共享頻道、計劃表或者自動化流程嘅擁有人，必須喺停用之前將擁有權轉移畀接手人，否則呢啲工作區會變成無人管理嘅孤兒，之後要改設定、加人、停用都無人有權做。公開檢查清單特別指出，離職交接要包括 Teams、SharePoint 網站、群組、共享頻道、計劃表同埋自動化流程嘅擁有權轉移，否則會出現無人管理嘅工作區同埋中斷嘅批核流程（來源：MSPCorp，查閱日期：2026-10-22）。
共享郵箱同埋委派權限。 檢查離職員工係咪獲委派取用某啲共享郵箱、行事曆或者檔案，呢啲委派權限要逐一移除。同時，如果離職員工本身係某個共享郵箱嘅管理人，要將管理權轉移。
外部來賓帳號。 離職員工可能曾經邀請過外部來賓使用公司嘅 Teams 或者 SharePoint。來賓帳號唔會因為邀請人離職而自動失效，必須喺離職覆核時一併檢查，否則外部人士嘅取用權會靜靜地留低（來源：Rencore，查閱日期：2026-10-22）。
應用程式權杖、服務帳號同埋介面密鑰。 如果離職員工曾經建立或者保管過應用程式權杖、自動化流程憑證、服務帳號密碼或者第三方平台嘅介面密鑰，呢啲憑證要逐一撤銷或者更換。呢類憑證唔會喺停用主帳號時自動失效，係離職覆核最易漏嘅一環。
共享帳號同埋密碼清理：邊個知，就要換邊個
共享帳號係中小企最常見嘅交接漏洞。公司社交專頁、網店後台、供應商平台、公司 Wi-Fi、路由器管理介面、共用雲端硬碟、公司信用卡綁定嘅平台，成日都係幾個同事共用同一組登入資料。一個人走咗，呢組密碼就唔再係「內部密碼」，而係「前員工都知嘅密碼」。公開檢查清單嘅做法好直接：離職員工知道嘅共享密碼，離職之後就要更換，最關鍵嘅幾個要喺離職當日就換（來源：Internet Solutions，查閱日期：2026-10-22）。
具體要做嘅事包括：列出離職員工知道嘅全部共享帳號；逐一更換密碼；檢查呢啲帳號有冇綁定離職員工嘅個人電郵或者個人手提電話作為重設途徑，有就改返做公司聯絡方式；檢查密碼管理工具入面嘅共用保險庫，移除離職員工嘅取用權，並且確認佢無辦法喺離職之後再用舊嘅保險庫副本登入；檢查多重驗證嘅登記裝置同埋備用驗證方式，移除屬於離職員工嘅驗證器、保安密鑰同埋應用程式密碼。公開檢查清單亦提醒，離職交接要包括移除已登記裝置、通行密鑰、保安密鑰、應用程式密碼同埋復原方法（來源：CommzzTech，查閱日期：2026-10-22）。
長遠嚟講，共享帳號本身就係問題根源。每次有人離職都要換一次密碼，換漏一個就等於無換。比較穩陣嘅做法，係盡量畀每個人用自己嘅帳號登入，再用群組權限控制佢睇到啲咩，咁離職嘅時候只要停用一個帳號，唔使成組密碼換一次。呢個唔係一日做得晒嘅改變，但每一次離職交接，都係一次將共享帳號轉做個人帳號嘅機會。
裝置與授權歸還：拎返嚟先至好再派
裝置歸還是交接清單入面最實體嘅一環，亦係最容易拖嘅一環。清單應該包括：手提電腦、公司手提電話、平板電腦、充電器同埋配件、保安密鑰同埋門禁卡、公司儲物裝置、公司車匙或者儲物櫃匙（如適用）。歸還嘅時候要記錄裝置編號、歸還日期同埋外觀狀況，並且由歸還人同埋接收人雙方簽收。公開檢查清單建議，裝置歸還要記錄編號、負責人同埋日期，納入資產清單管理（來源：Internet Solutions，查閱日期：2026-10-22）。
歸還之後嘅處理次序同樣重要。第一，先保存裝置入面需要保留嘅公司資料，並且確認重要檔案唔係只係存放喺呢部裝置入面。第二，喺重新派發畀其他人之前，清除裝置入面嘅公司資料並且重新設定。公開檢查清單指出，裝置喺重新派發之前應該先備份需要保留嘅資料，然後清除並且重新設定（來源：GoWorkWize，查閱日期：2026-10-22）。第三，如果裝置未能歸還，要按公司程序處理遙距鎖定或者清除公司資料，並且記錄低未能歸還嘅原因同埋跟進負責人。
個人裝置（BYOD）要分開處理。如果離職員工曾經用私人手提電話或者私人電腦處理公司電郵同埋檔案，離職嘅時候應該只移除公司資料同埋公司工作檔案，唔好清除成部私人裝置。公開檢查清單指出，個人裝置上嘅公司工作檔案應該透過公司工作套件嘅遙距清除功能移除，而私人資料應該保留（來源：OleoHub，查閱日期：2026-10-22）。呢個分界要喺員工入職嘅時候講清楚，離職嘅時候先至唔會拗。
授權歸還同樣要入清單。離職員工名下嘅軟件授權、雲端服務訂閱、付費工具帳號，應該喺資料交接完成之後回收或者轉移，唔好留低無人用但仍然生效嘅付費帳號。呢一步同上面「先交接、後回收」嘅原則一致：授權回收係最後一步，唔係第一步。
檔案與客戶資料交接：交接嘅係生意，唔係檔案夾
檔案交接最怕兩種情況：一係重要檔案只係喺離職員工個人雲端硬碟或者桌面，二係客戶資料只係喺離職員工個人聯絡人名單或者私人通訊記錄。交接清單應該要求離職員工喺通知期內，將工作檔案由個人位置搬去公司共享位置，並且由經理逐項確認：進行中嘅訂單、未完成嘅報價、客戶聯絡人同埋跟進事項、供應商合約同埋付款安排、正在進行嘅項目檔案同埋密碼以外的交接資料。公開檢查清單建議，離職交接要包括將必要檔案同埋電郵由離職員工帳號轉移畀經理或者接手人，並且喺停用帳號之前完成檔案擁有權轉移（來源：GoWorkWize，查閱日期：2026-10-22）。
客戶資料交接要特別小心處理方式。接手人需要知道邊個客戶、跟進到邊個階段、下一步係乜，但唔應該無限制咁取得離職員工嘅全部私人通訊。公司應該事先定好交接範圍：邊啲客戶記錄屬於公司、邊啲對話記錄需要保留、邊個有權睇。香港個人資料私隱專員公署嘅資料保安指引建議，機構應該建立清晰嘅資料管治政策同埋程序，包括員工喺保障資料保安方面嘅角色同埋責任（來源：個人資料私隱專員公署資料保安措施指引之公開摘要，查閱日期：2026-10-22）。交接完成之後，應該由經理簽收一份交接清單，寫明邊啲檔案已經移交、邊啲客戶已經通知接手人、邊啲跟進事項已經轉交。無簽收嘅交接，唔算完成。
離職後存取覆核：交接完成之後，再查一次
離職當日做晒清單，唔等於交接已經完成。離職後覆核係第二道防線，建議喺離職之後一段時間內再做一次，覆核項目包括：離職員工帳號係咪仍然停用、係咪無任何成功登入記錄；共享密碼係咪已經全部更換；電郵轉寄規則係咪已經清除；群組同埋共享郵箱嘅委派權限係咪已經移除；來賓帳號係咪已經覆核；裝置係咪已經歸還或者已經處理；授權係咪已經回收。公開檢查清單建議，離職之後應該進行一次事後審計，確認所有帳號已經關閉，並且留意不尋常嘅存取嘗試（來源：GoWorkWize，查閱日期：2026-10-22）。
覆核應該由唔同嘅人做第二人檢查：做交接嘅人同埋覆核嘅人唔應該係同一個人。覆核結果要寫成記錄，寫明覆核日期、覆核人、發現嘅遺漏同埋補救動作。如果覆核發現有帳號漏關，應該即刻停用並且記錄低發現時間同埋處理時間，唔好只係靜靜地關咗就算。呢份記錄日後如果出現客戶資料爭議或者帳號被盜用嘅查詢，係公司證明自己有做交接程序嘅依據。
常見遺漏：十個最易漏嘅位
綜合公開檢查清單，離職交接最易漏嘅十個位如下，建議直接貼入公司嘅交接表做最後檢查：
- 已經登入嘅工作階段無撤銷：主帳號停用咗，但手提電話同埋瀏覽器仍然登入緊（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22）。
- 電郵轉寄規則無清除：離職員工帳號入面嘅轉寄規則繼續將公司電郵副本轉去其他郵箱（來源：SafeHarbour Technology，查閱日期：2026-10-22）。
- 共享密碼無更換：社交專頁、網店後台、供應商平台嘅共用密碼，前員工仍然知道（來源：Internet Solutions，查閱日期：2026-10-22）。
- 群組同埋通訊組成員身份無移除：離職員工仍然收到內部通知同埋睇到共享資料。
- Teams、SharePoint 同埋自動化流程嘅擁有權無轉移：工作區變成無人管理，之後改設定都無人有權做（來源：MSPCorp，查閱日期：2026-10-22）。
- 來賓帳號無覆核：離職員工邀請嘅外部來賓，取用權喺邀請人離職之後仍然有效（來源：Rencore，查閱日期：2026-10-22）。
- 應用程式權杖同埋介面密鑰無撤銷：呢類憑證唔會隨主帳號停用而自動失效。
- 個人裝置入面嘅公司資料無移除：私人手提電話入面仍然同步緊公司電郵同埋檔案（來源：OleoHub，查閱日期：2026-10-22）。
- 授權回收得太早：資料未交接晒就回收授權，郵箱同埋雲端硬碟進入刪除倒數，先至發現有檔案未搬（來源：Microsoft Learn，查閱日期：2026-10-22）。
- 覆核無人做第二人檢查：交接表由同一個人填、同一個人剔，遺漏無人發現（來源：GoWorkWize，查閱日期：2026-10-22）。
本站收費參考：定價頁寫咗啲咩，冇寫啲咩
以下引用已經喺 2026-10-22 以公開頁面文字核對嘅本站定價頁原文，超出定價頁嘅內容，本文一律唔會寫成本站已包嘅服務。
本站定價頁列出六級方案（來源：本站定價頁，查閱日期：2026-10-22）：
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值得留意嘅係，定價頁列出嘅專業進階版功能包括「新員工電腦入職設置」，但並無列出離職交接、離職帳號停用或者離職後存取覆核。定價頁 HK$1,200／月級寫明嘅係「數據備份建議及設定」，只包建議同埋設定，本文唔會將還原測試寫成已包嘅服務。還原測試由邊個負責做、幾耐做一次、紀錄點樣保存，屬於簽約前要以書面確認嘅問題。
服務邊界圍欄（重申）：以上定價引用只係說明本站定價頁寫咗啲咩。本文嘅離職交接檢查清單係通用做法，唔係本站服務承諾。本站離職交接支援是否包括、是否另收費，未公佈，以查詢為準，簽約前問清楚並寫入協議。查詢時要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。
簽約前要問的問題：將排除項目寫成問題
向任何 IT 支援供應商簽約之前，老闆應該將以下問題逐條問清楚，並且要求對方以電郵或者服務協議書面確認，唔好只信口頭承諾。呢一節唔係本站嘅排除清單，而係教讀者點樣問。
離職交接範圍
- 離職交接支援是否包括在內？如果包括，包邊啲步驟：帳號停用、群組回收、共享密碼更換、裝置處理、檔案交接、離職後覆核，邊啲包、邊啲唔包？
- 離職交接支援是否另收費？收費模式係點：按次、按人，定係包喺月費入面？未公佈嘅項目，一律以查詢為準，簽約前問清楚並寫入協議。
- 緊急離職同埋計劃離職嘅處理時間係咪一樣？邊個負責喺離職當日執行停用步驟？
- 離職交接係咪有書面清單同埋簽收記錄？覆核係咪由第二人做？
帳號同埋授權管理
- 日常帳號管理（例如加人、離職停用、多重驗證設定、權限調整）是否包括在內？未公佈，以查詢為準，簽約前問清楚並寫入協議。
- 定價頁只寫「正版 Office 365 商業授權」。版本、授權數量、持有人名義仍未公佈，以查詢為準；簽約前問清楚管理員帳號邊個持有、邊個畀錢、域名註冊人係邊個，並寫入協議。
- 授權回收同埋重新分配嘅程序係點？授權回收之前，資料交接嘅步驟由邊個負責確認已經完成？
備份同埋還原
- 數據備份建議及設定以外，還原測試由邊個負責做、幾耐做一次、紀錄點樣保存？還原測試是否提供、如何收費，屬需用戶確認嘅項目，簽約前以書面確認，唔好假設已包。
- 離職員工嘅郵箱同埋雲端硬碟資料，保留幾耐、由邊個決定刪除、刪除之前有冇覆核程序？
月費唔包啲咩
- 月費唔包啲咩？（例如辦公室搬遷、系統遷移、基建工程、訂製軟件開發，係咪另行報價？）簽約前問清楚並寫入協議。
- 系統轉換或者供應商轉換嘅交接安排，是否包括在內、收費模式係點、包咩同埋唔包咩，未公佈，以查詢為準，簽約前問清楚並寫入協議。
- 個人資料保障相關嘅安排，例如私隱文件、合約審查、定期權限審計，邊啲已包、邊啲另收費、邊啲唔提供？呢啲項目一律以問題式提出，唔好假設本站已經承諾提供。
- 網絡保險問卷相關嘅協助，例如問卷邊個負責填、相關證據由邊個提供，是否包括在內？未公佈，以查詢為準；保費、賠償同埋受保決定以保險經紀或者保險公司為準，唔好憑託管服務假設已受保。
合約同埋終止
- 服務終止嘅時候，帳號控制權、域名、檔案同埋設定資料點樣移交？終止通知期係幾耐？終止之後嘅資料取用安排係點？
- 上門安排以雙方簽署嘅服務協議為準（按 DECISIONS.md 決定 6，內容政策，唔係定價頁引文）。上門按次收費金額同埋特定次數未公佈，簽約前問清楚具體安排並寫入協議。
- 計價單位未公佈，以查詢為準。定價頁寫 HK$600／月，唔好自行假設計價單位；加人、加機點計，簽約前問清楚並寫入協議。
免責聲明
本文提供一般資訊，唔係法律意見。香港個人資料保障、僱傭同埋合約事宜涉及具體事實同埋個別合約條款，如有疑問，應諮詢專業意見。定價引用以本站定價頁喺 2026-10-22 核對嘅原文為準，定價頁之後如有更改，以定價頁當時列明嘅內容為準。離職交接嘅具體程序應該按公司嘅內部政策、合約條款同埋適用法例制定，本文嘅檢查清單唔可以代替公司自己嘅程序同埋專業意見。