香港中小企 IT 支出基準 2026：預算點定，先唔會年年超支
分類：行業情報 | 日期：2026-10-20
最後更新：2026年10月 | 由 IT SUPPORTKING 技術團隊編寫
好多香港中小企老闆每年都有同一個經驗：年初定咗 IT 預算，年尾埋數先發現超咗一大截。問題通常唔係老闆亂使錢，而係預算一開始就漏咗項目、口徑唔統一、合約條款冇問清楚。本文講清香港中小企點樣定 IT 預算：預算框架、支出分佈、常見漏計項目、點樣避免超支、簽約前要問的問題。每個價格同事實聲稱都註明來源同查核日期，冇來源的數字，本文唔寫。
一、咩叫中小企：先對齊口徑
工業貿易署的定義係：製造業聘用少於 100 人、非製造業聘用少於 50 人的企業，視為中小企。截至 2026 年 6 月，香港約有 360,000 間中小企，聘用約 120 萬人。（來源：工業貿易署 SUCCESS〈何謂中小企〉，查核日期：2026-10-20）
點解要先對齊口徑？因為 10 人公司同 40 人公司的 IT 開支結構完全唔同。10 人公司可能一人兼顧多職，授權數目就係人頭數目；40 人公司開始有部門分工，就會多出入職設置、權限管理、備份安排等項目。定預算之前，先寫低自己公司的人數、辦公地點數目、常用系統清單，之後先有得對數。
政府統計處的《資訊科技在工商業的使用情況和普及程度統計調查報告》設有資訊科技開支預算統計，並註明 2025 年的數字不能與較早年份直接比較。（來源：政府統計處調查報告，查核日期：2026-10-20）換句話講，坊間流傳的「中小企 IT 支出佔營業額某個百分比」，如果冇講明調查方法同年份，唔好直接當成自己公司的基準。本文唔引用呢類冇交代方法的研究數字，只用可驗證的公開來源做錨。
二、預算框架：四步定預算
第一步：盤點
將公司而家用緊的全部 IT 項目列出嚟：硬件、訂閱、服務合約、域名、證書、打印機耗材、網絡服務。盤點要包括「邊個負責畀錢」同「幾時到期」，唔好只列項目名。
第二步：分類
將支出分為「一次性」同「每月經常」兩類。一次性例如買新電腦、安裝費；每月經常例如月費制支援服務、授權訂閱、寬頻月費。兩類唔好混埋一欄，否則好容易將一次性的大額支出誤讀為每月負擔，或者將每月支出誤讀為一次過畀晒。
第三步：定上限
每個類別定一個全年上限，寫低「上限包括乜、唔包括乜」。例如「授權及訂閱」一欄，要寫明包幾多個授權、包邊啲軟件，唔好只寫一個總數。
第四步：留彈性
預留一筆未分配預算，應付突發更換同加購。重點唔係預留幾多，而係預留的錢有明確用途範圍，而且動用要經過同一套審批，唔好變成「洗剩就使」。
口徑要全年統一。唔好上半年計「每人每月」、下半年轉計「全年總額」，否則年尾對數會對唔返。建議全公司用同一張表、同一個計法。
三、支出分佈：七類，缺一不可
| 類別 | 包括乜 | 容易漏計的例子 |
|---|
| 硬件設備 | 電腦、打印機、路由器、配件 | 壞機更換、後備機 |
| 軟件授權及訂閱 | 文書軟件、電郵、行業軟件 | 離職員工未取消的授權、重複訂閱 |
| 雲端服務及儲存 | 雲端儲存、備份空間 | 儲存用量增長 |
| 網絡及連接 | 寬頻、路由器 | 安裝費、合約到期加價 |
| 保安及備份 | 防毒、備份設定 | 備份設定同出事嗰陣能否還原係兩回事 |
| 支援及維護 | 月費制支援服務、按次維修 | 按次收費項目 |
| 培訓 | 新員工入職設置、員工培訓時間 | 培訓時間成本 |
編預算嗰陣，逐類逐項填，唔好只寫一個「IT 支出」總數。總數睇落簡潔，但漏計就係由總數開始。
四、授權成本：用公開價錢做試算
Microsoft 官方方案頁列出其中一款商務方案，價錢為 USD$7.00 每用戶每月（年付），包括網頁版及手機版 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、自訂商務電郵、Teams，以及每用戶 1 TB 雲端儲存。（來源：Microsoft 官方商務方案頁，查核日期：2026-10-20）
試算（只計授權本身，唔係本站月費的計法）：10 名員工 × USD$7.00 = USD$70 每月，全年 USD$840。未計稅項、匯率及其他費用。實際港元收費以結帳貨幣及供應商書面報價為準，唔好只信口頭承諾。
對比要同口徑：將「自行逐個買授權＋逐項買服務」的全年總支出，同「月費方案已包授權同服務」的全年總支出比較，唔好將月費同單個授權價直接比較。兩邊的包含範圍唔同，直接比較價錢會得出錯誤結論。
五、本站收費：pricing 頁原文（終驗於 2026-10-20）
以下六款方案的內容，全部抄自本站 pricing 頁當日 live 原文，經 browser.open 同 curl 親驗：
- 基礎遙距版 HK$600／月 — 包正版 Office 365 商業授權、送企業級 Router 連安裝、無限次遙距支援（週一至五 9am-6pm）
- 專業進階版 HK$1,200／月 — 基礎版全部功能＋緊急事故優先響應、新員工電腦入職設置、數據備份建議及設定、專屬 IT 經理聯絡窗口（週一至六 9am-6pm）
- 企業設備版 HK$2,200／月 — 專業進階版全部功能＋包商務電腦設備、硬件全保養（壞機即換）、每 3 年免費升級換機
- 全方位無憂版 HK$2,950／月 — 企業設備版全部功能＋包多功能商務打印機及維修保養
- 設計專用版 HK$4,950／月 — 全方位無憂版全部功能＋包 AutoCAD 正版授權及 Adobe Creative Cloud 全套
- 旗艦網頁版 HK$5,950／月 — 設計專用版全部功能＋包企業網站設計及開發、網站維護及伺服器託管
pricing 頁原文亦列明：毋須長約綁定，月費制度，提前 30 天通知即可取消。硬件擁有權屬於 IT SUPPORTKING，服務終止時需歸還。
HK$1,200 級只包建議＋設定，唔包還原測試。
價錢同內容以 pricing 頁當日 live 內容為準；簽約前要求對方以電郵／服務協議書面確認。
六、常見漏計項目：超支通常嚟自呢度
- 離職員工授權未取消：人走咗，授權繼續收費。每次有人離職，要同步處理授權取消。
- 重複訂閱：兩個功能重疊的工具同時畀錢。盤點嗰陣逐項對用途，唔好憑印象。
- 域名、證書續費：金額唔大，但到期日分散，好容易唔記得，之後要急辦。
- 打印機耗材：除非方案已包，要對照 pricing 頁原文，唔好假設已包。
- 新員工入職設置：問清楚邊個級別已包，唔好假設。入職設置涉及帳戶、授權、設備，唔係「開個帳戶」咁簡單。
- 舊設備棄置及資料清除：HKCERT 提醒，一般的「刪除」指令純粹刪除檔案位置指標，數據有機會被工具復原。棄置舊設備之前，要另外安排資料清除。（來源：HKCERT〈常見問題〉，查核日期：2026-10-20）
- 備份儲存用量增長：資料一年比一年多，儲存空間同備份空間的收費會跟住變。
- 合約到期加價、美元訂閱匯率變動：以外幣計價的訂閱，港元實際支出會隨匯率浮動。
- 按次收費項目：例如基建工程，係咪另行報價？簽約前要問清楚，唔好到時先知。
- 終止服務後的歸還同交接安排：硬件要歸還，資料同帳戶點交接，都要預早問清楚，唔好到終止嗰日先傾。
七、保安及備份點樣入預算
保安預算唔好只編「買軟件」一欄，要編埋設定、檢查、員工培訓。
HKCERT 建議的密碼政策，通常包括：最少包含 12 個字符長度、唔包含個人信息、密碼需要定期更改、唔用之前的密碼、密碼需包含大寫字母、小寫字母、數字和符號、啟用多重身份認證。（來源：HKCERT〈常見問題〉，查核日期：2026-10-20）
備份方面，HKCERT 引述美國網絡安全和基礎設施安全局（CISA）建議的 3-2-1 策略：創建一個主要備份及兩份備份副本；將備份保存到兩種不同類型的媒體（磁盤、磁帶、雲存儲等）；在異地保留最少一份備份。（來源：HKCERT〈常見問題〉，查核日期：2026-10-20）
HKCERT 亦指出，資訊科技災後恢復計劃應同業務連續性計劃一齊制定。（來源：HKCERT〈常見問題〉，查核日期：2026-10-20）備份有設定，唔等於出事嗰陣還原到；簽約前要問清楚。
八、點樣避免超支：五個做法
- 單一口徑：全公司用同一張表、同一個計法，全年唔好中途轉口徑。
- 每季對數一次：實際支出對比預算，逐類睇邊類超咗，唔好等到年尾先一次過對。
- 授權盤點：每季檢查一次授權清單，取消唔再用的授權，核對人數同授權數目係咪一致。
- 續約日曆：將所有訂閱、域名、合約到期日記入同一個日曆，提前處理，避免到期前被動續約。
- 加購要書面報價：任何超出月費的項目，落實前要求對方以電郵／服務協議書面確認價錢同範圍，唔好只信口頭承諾。
九、資助同融資：唔好將未批資助當收入
BUD 專項基金以 1（政府）: 3（企業）的配對比率提供資助；一般申請每個申請最高資助上限為港幣 80 萬元；申請易每個申請最高資助上限為港幣 15 萬元；累計資助上限為港幣 700 萬元。（來源：生產力局〈政府資助計劃 — 資助易〉，查核日期：2026-10-20）
中小企融資擔保計劃方面，八成擔保產品申請期延至 2028 年 3 月底；總貸款擔保承擔額增至港幣 3,100 億元。（來源：金管局 2025 年 9 月 17 日公告，查核日期：2026-10-20）
提醒：資助要申請同審批，結果未證實之前，唔好將資助金額編入預算收入。資格同條款以官方公布及書面確認為準。
十、簽約前要問的問題
以下問題唔係本站自己的條款清單，而係簽約前要向供應商問清楚、並要求書面確認的問題：
- 月費包啲咩？唔包啲咩？例如基建工程，係咪另行報價？
- 除咗月費之外，有冇其他按次收費項目？每個項目點計？
- 合約期幾長？提前終止要幾多日通知？終止後硬件點處理？
- 授權安排係咪以電郵／服務協議書面列明？
- 支援服務時間係點？係咪同 pricing 頁寫的一致？
- 備份建議＋設定包啲咩？出事嗰陣的還原安排點計？
- 加人／減人點計？授權點樣增減？
- 續約會唔會加價？加價前幾多日前會通知？
- 服務範圍包唔包第二個辦公地點？
- 點樣查詢進度同投訴？有冇書面記錄？
- 價錢同內容係咪同 pricing 頁當日 live 內容一致？有出入以邊份為準？
- 所有承諾係咪以電郵／服務協議書面確認，唔只口頭承諾？
十一、未證實／需用戶確認
- 你公司現有訂閱有幾多重複：未證實，需用戶確認。要確認乜：匯出全部訂閱清單，逐項對人數同用途。點確認：要求各部門／供應商以電郵提供清單，唔好只信口頭承諾。
- 你公司現有硬件仲有幾長可用年期：未證實，需用戶確認。要確認乜：每部設備的購入年份同狀況。點確認：以資產清單＋實物檢查書面記錄。
- 資助申請會唔會批：未證實，需用戶確認。要確認乜：資格、配對比率、資助上限。點確認：以官方公布及審批結果書面確認，唔好只信口頭承諾。
十二、試算表範本（自己填數字）
| 項目 | 每月（HK$） | 每年（HK$） | 備註 |
|---|
| 硬件設備 | | | |
| 軟件授權及訂閱 | | | |
| 雲端服務及儲存 | | | |
| 網絡及連接 | | | |
| 保安及備份 | | | |
| 支援月費 | | | 對照 pricing 頁原文填寫 |
| 培訓 | | | 包括培訓時間成本 |
| 預留（未分配） | | | 動用要經過同一套審批 |
| 總計 | | | |
結語
預算的目標唔係壓到最低，而係每一筆支出都對得上業務需要，而且冇漏計。定好框架、對齊口徑、簽約前問清楚，超支先有得防。
來源
- IT SUPPORTKING 收費方案 — https://www.itsupportking.com/pricing — 查核日期：2026-10-20（browser.open＋curl 終驗當日 live 內容）
- 工業貿易署 SUCCESS〈何謂中小企〉— https://www.success.tid.gov.hk/english/aboutus/what_are_sme.html — 查核日期：2026-10-20
- Microsoft 官方商務方案頁 — https://www.microsoft.com/en-sg/microsoft-365/microsoft-365-business — 查核日期：2026-10-20
- HKCERT〈常見問題〉— https://www.hkcert.org/tc/resources/faq — 查核日期：2026-10-20
- 生產力局〈政府資助計劃 — 資助易〉— https://bee.hkpc.org/tc/funding-schemes — 查核日期：2026-10-20
- 金管局〈中小企融資擔保計劃新措施〉（2025-09-17）— https://www.hkma.gov.hk/eng/news-and-media/press-releases/2025/09/20250917-4/ — 查核日期：2026-10-20
- 政府統計處《資訊科技在工商業的使用情況和普及程度統計調查報告》— https://www.censtatd.gov.hk/wbr/B1110005/B11100052025BE25/att/tc/B11100052025BE25.pdf — 查核日期：2026-10-20（報告設有資訊科技開支預算統計，並註明 2025 年的數字不能與較早年份直接比較）
最後覆核日期：2026-10-20
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