SharePoint vs OneDrive：幾時用邊個？ / SharePoint vs OneDrive: When Should Your Company Use Each?
分類：效率提昇 | 日期：2026-10-10
最後更新：2026年10月 | 由 IT SUPPORTKING 技術團隊編寫
一句答案：OneDrive 係你嘅個人文件櫃，SharePoint 係團隊嘅共用文件櫃。記住一條簡單規則：份文件只屬於你一個人、你走咗就唔使交接 → 放 OneDrive；要成 team 一齊用、有人離職都要留低 → 放 SharePoint。九成中小企嘅文件混亂，都係因為呢條界線冇畫好。
兩者到底咩分別？
| OneDrive | SharePoint |
|---|
| 屬於邊個 | 個人：跟住你個 Microsoft 365 戶口 | 團隊／公司：屬於個 site，唔屬於任何個人 |
| 離職點算 | 戶口一刪，文件要管理員特別處理先攞得返 | 人走文件留低，新同事照入去就用得 |
| 共用方式 | 逐份文件 share link 畀人 | 成個 library 開權限畀成 team |
| 版本紀錄 | 有，但係個人視角 | 有，兼有 check-in／check-out 同審批流程 |
| 啱用嚟放咩 | 草稿、個人筆記、未完成嘅嘢 | 合約、報價 template、SOP、成 team 用嘅表格 |
常見錯誤（十間有八間中）
- 用個人 OneDrive 放公司重要文件：個同事一離職，啲報價單、客戶合約就跟住佢個戶口走。要 IT 逐個救，救得返都嘥時間。
- 成 team 共用一個 login：為咗方便，十幾人用同一個 Microsoft 365 戶口。唔知邊個改過份文件，出事冇 audit trail，仲違反授權條款。
- SharePoint 起咗但冇人用：IT 起好個 site，但冇人教點用，結果大家照舊 WhatsApp 傳 Excel，十個版本唔知邊個係最新。
- 權限亂開：成間公司 30 人個個睇到人工表。SharePoint 權限要分：全公司、部門、機密三級，已經好夠。
點樣執返好？三步
- 分類：列出公司常用文件，逐類決定係「個人」定「團隊」。合約、報價、SOP、財務 → 團隊（SharePoint）；草稿、筆記 → 個人（OneDrive）。
- 起 site 同權限：按部門起 SharePoint site（例如：銷售、會計、行政），每級設返啱嘅人。唔使複雜，三級權限夠用。
- 搬 + 教：將散喺各人 OneDrive 嘅團隊文件搬過去，然後開一次 30 分鐘教學：點入去、點上載、點還原舊版本。冇教學，搬咗都冇人用。
常見問題 FAQ
已經用緊 Google Drive，使唔使轉？
唔使為轉而轉。如果你公司已經畀緊 Microsoft 365 錢，SharePoint／OneDrive 係包咗唔使加錢，功能又夠，冇理由兩邊畀錢。但如果全公司 workflow 已經喺 Google 生態，留喺 Google Drive 都冇問題——重點係「統一放一處」，唔係用邊個牌子。
SharePoint 會唔會好難用？
舊版係，依家唔係。新版 SharePoint 操作同 OneDrive 差唔多，都係拖放上載、右鍵分享。難嘅從來唔係個工具，係冇人定規矩：邊度放咩、邊個有權睇。
免費版 OneDrive 夠唔夠公司用？
唔夠，亦唔應該。免費 OneDrive 係個人戶口，離職、權限、備份全部冇公司級管理。Microsoft 365 Business Standard 每人每月已經包 1TB OneDrive 加 SharePoint，用公司授權先係正路。
搬文件會唔會唔見嘢？
跟程序搬唔會：先備份、後搬遷、再核對數量。最常見嘅「唔見」其實係搬完唔記得喺邊——所以搬之前先定好個 folder 結構，唔好搬完先諗。
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